آماده نمودن نوشته برای ارائه
۱۴ شهریور ۱۳۹۵

ویژگی های نرم افزار دبیرخانه و مقایسه آن با روش های سنتی

ويژگي هاي نرم افزار دبیرخانه و مقايسه آن با روش های سنتی

ثبت مکاتبات، ارسال مراسلات و نامه رسانی از دیر باز پایه ها ی اولیه علوم اداری بوده است . دفترداری و منشیگری هنری است که درگذشته به برخی از مورخان اختصاص داشت و امروز می توان گفت که  دبیرخانه  قلب واحد های اداری است . بدیهی است که ارتباطات در قرن حاضر نقش روز افزونی یافته وکاربرد آن در ادارات و موسسات خصوصی و دولتی راهگشای مسائل است . تماس تلفنی، ارسال فاکس یا دورنویس، تلگرام و ارتباطات شبکه های کامپیوتری همه این راه امکان پذیر شده است . آموزش و استفاده صحیح از امکانات ارتباطی و پاسخگویی و ایجاد رضایت مردمی به وسیله ارتباطات مباحث دیگری است که در این مقاله به آن اشاره شده است . سیستم جامع دبیرخانه  از دیرباز ساختارسازمانی ادارهه  ها بوده و اکنون نیز یکی از ارکان اصلی شرکت ها و ادارات و سازمان ها است .

تا کنون از سال های گذشته سیستم سنتی دبیرخانه به شکل ملموس و به تدریج تغییراتی را شاهد بوده است . در سیستم سنتی در  دبیرخانه امکانات و عملیات بیشتر به صورت دستی و تجهیزات در حد ساده و معمولی بود . اما امروزه با پیشرفت علم و صنعت و همچنین پیشرفت علوم رایانه ای و اینترنت و درپی آن سیستم دبیرخانه نیز از آنها ناثیر گرفته و در حال پیشرفت است . بدین صورت که در سیستم پیشرفته عملیات دبیرخانه  به صورت کامپیوتری و پیشرفته انجام می گیرد.

سیستم سنتی دبیرخانه

در سیستم دبیرخانه  سنتی عملیات ثبت نامه ها به شرح زیر انجام می شود .

                                           ویژگی های نرم افزار دبیرخانه و مقایسه آن با روش های سنتی

ثبت نامه های وارده

نامه های وارده یا نامه های دریافتی و ثبت نامه های صادره به صورت دستی یا از طریق  پست، ارباب رجوع یا پیک های مربوطه تحویل دبیرخانه شده و در دفتر اندیکاتور یا اندیکس ثبت می شود به اینصورت که شماره و تاریخ نامه همچنین موضوع در دفتر اندیکاتور نوشته شده وشماره دفتر تعلق می گیرد وسپس نامه را به صورت دستی در کارتابل های مدیران مربوطه گذاشته و آنان پس از رویت و خواندن نامه آن را دستی ارجاع داده و پس از کپی گرفتن با دفاتر ارسال مراسلات تحویل دفاتر و مسئول آنها شده و رسید گرفته می شود.

ثبت نامه های صادره 

نامه های صادره ابتدا به صورت پیش نویس تهیه و به قسمت تایپ که به صورت دستی یا کامپیوتری است داده شده تا تایپ شود . پس از آن  و امضاء مسئولان ذیربط نامه در دفتر اندیکاتور ثبت شده و شماره ای به این نامه اختصاص می یابد . این قسمت از ثبت را نامه های ارسالی تشکیل می دهند که نامه بعد از شماره شدن در دفتر به صورت پاکت تحویل مامور پست شده و به نقاط مورد نظر ارسال می گردد. داشتن سابقه ای از نامه ها حتما یک نسخه کپی باید در بایگانی دبیر خانه نگهداشته شود.

نرم افزار دبیرخانه الکترونیک 

در نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی، از آن برای ارسال و مراسلات به صورت غیرفیزیکی و سیستمی استفاده شده و در برنامه کار دبیرخانه ها گنجانده شده است .

مزیت نرم افزار نسبت به سیستم دستی این است که عملیات ثبت نامه ها را به صورت نرم افزاری و سیستمی انجام می دهد . یعنی دیگر نامه ها در دفاتر فیزیکی وارد نشده و روال کار دبیرخانه در سیستم رایانه ثبت و ضبط می شود .

                                         ویژگی های نرم افزار دبیرخانه و مقایسه آن با روش های سنتی

نامه وارده در دبیرخانه 

نامه های ارسالی به شرکت در سیستم وارده ثبت می شوند بدین صورت که شماره نامه، تاریخ نامه، موضوع نامه و عطف و یا شماره نامه پیرو در سیستم ثبت شده و سپس ذخیره می شوند متن نامه توسط اسکنر اسکن شده و در سیستم ضبط می شود بعد از انجام این عملیات نامه با متن کامل چه با یک صفحه و یا بیشتر در سیستم ثبت شده و توسط کاربر به عنوان مورد نظر (مثلا مدیریت عامل) ارسال می شود . در همان زمان مدیریت عامل نامه را در کارتابل کامپیوتری خود باز کرده و نامه را می خواند و پس از خواندن ، نامه را به امور ذیربط ارجاع می دهد . این عمل از ارسال فیزیکی نامه به دفاتر و یا مدیران شرکت جلوگیری کرده و با سرعت عمل بیشتری می توان نامه ها را ارجاع و اقدامات لازم روی انها انجام گیرد.

سپس فیزیک نامه در دبیرخانه بایگانی می شود . عملیات انجام شده در سیستم وارده همچنین به سرعت دسترسی به اطلاعات نامه توسط کاربر ، برای سهولت در پیدا کردن نامه برای ارباب رجوع کمک زیادی می کند . ارباب رجوع با در دست داشتن شماره ثبت نامه دیگر نیازی به جستجو راهروها و اتاق ها را نداشته و با مراجعه به دبیر خانه کل گردش نامه و آخرین ارجاع نامه برای او مشخص و حتی دستورات روی سیستم مشخص است .

نامه صادره در دبیرخانه 

 نامه های خروجی شرکت از ابتدای مرحله تایپ در نرم افزار اتوماسیون اداری تایپ می شود به شخص امضاء کننده ( مدیر عامل و یا مدیر امور ) ارجاع می شود و به سرعت امضاء شده و به صورت خودکار به کارتابل دبیرخانه ارسال می شود . پرینت نهایی نامه در دبیرخانه گرفته شده و پس از امضاء فیزیکی روی اصل نامه ، نامه از طریق دبیرخانه  پست و یا به محل مورد نظر ارسال می شود .