اجزای نامه های اداری
۱۴ شهریور ۱۳۹۵
نسخه پشتیبان(‏Backup‏) در نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری یگانه
۲۸ فروردین ۱۳۹۶

نرم افزار دبیرخانه یا نرم افزار بایگانی اسناد مسئله اینست ؟

اگر شما به عنوان نماینده سازمان تان مسئول تهیه و انتخاب نرم افزار دبیرخانه یا نرم افزار بایگانی اسناد این مطلب برای انتخاب درست شما می تواند مفید باشد .

 

شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد برای سامان دادن و خلاص شدن از اسناد و مدارک کاغذی شامل انواع فرم ها ، نامه ها ، پرونده ها و سندها  تصمیم گرفته باشید یک نرم افزار تهیه کنید ، اما در انتخاب خود دچار شک و تردید شده اید آیا نیاز سازمان شما را یک نرم افزار دبیرخانه مرتفع می کند یا یک نرم افزار بایگانی اسناد ؟

در این مقاله سعی بر آن داریم به شما کمک کنیم در چه شرایطی نیاز سازمان شما را خرید یک نرم افزار دبیرخانه مرتفع می نماید و در چه شرایطی خرید یک نرم افزار بایگانی اسناد

 

نرم افزار دبیرخانه

اگر در سازمان شما محوریت اسناد و مدارک با نامه وارده یا نامه صادره یا نامه داخلی است و اصطلاحا حجم نامه نگاری و مکاتبات اداری شما بالاست و از طریق فکس ، ایمیل یا پست و  … نامه دریافت و ارسال می کنید و یکی از دغدغه های شما ثبت و نگهداری نامه های وارده و صادره و در نهایت جستجو نامه های شماره شده می باشد ، قطعا خرید یک نرم افزار دبیرخانه می تواند یک راهکار مناسب برای شما باشد .

البته نرم افزار دبیرخانه دارای ویژگی های دیگری نیز می باشد که به شما کمک خواهد  کرد با خیال راحت نامه های خود را ثبت و شماره کنید از جمله امکان تعریف چند دبیرخانه ، ثبت عطف و پیرو در نامه ها جهت بررسی سوابق یک نامه ، امکان استفاده از قالب های پرکاربرد نامه جهت تسریع در ثبت نامه های صادره و ….

 

نرم افزار بایگانی اسناد

اگر در سازمان تان علاوه بر نامه و مکاتبات اداری دارای پرونده پرسنلی ،اسناد مالی ، مدارک مربوط به پروژه ها و یا سند های مالی یا هر گونه فایل با هر فرمتی باشید و یا در صورتی که نیاز داشته باشید پرونده های پرسنلی و کارگزینی شامل تمامی نامه ها و مکاتبات اداری ، مدارک تحصیلی ، مدارک هویتی ، احکام ، فیش حقوقی و … به صورت اسکن شده رویت کنید .

همچنین در صورتی که بخواهید به صورت متمرکز تمامی اسناد ، مدارک ، فایل ها و پرونده های مرتبط با یک یا چند پروژه خود را از حالت کاغذی و سنتی تبدیل به یک سیستم دیجیتالی نمایید و یا برای مدیریت الکترونیکی و سر و سامان دادن به  اسناد و مدارک مالی و پرونده های مربوط به اداره مالیات ، بیمه تامین اجتماعی و اداره کار برای سازمان شما انتخاب خرید نرم افزار بایگانی اسناد می تواند بهترین گزینه باشد .

حال می توانید بدون دغدغه اقدام به خرید نرم افزار دبیرخانه یا نرم افزار بایگانی اسناد بر اساس نیاز های روزمره و مطرح شده اقدام کنید .