نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اسناد-تفاوت نرم افزار دبیرخانه یا بایگانی اسناد چیست؟

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اسناد-تفاوت نرم افزار دبیرخانه یا بایگانی اسناد چیست؟

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یگانه - نرم افزار دبیرخانه یگانه

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اسناد – تفاوت نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اسناد چیست؟

اگر شما به عنوان نماینده سازمان مطبوع خویش مسئول تهیه و انتخاب نرم افزاری برای بایگانی مکاتبات یا اسناد خویش انتخاب شوید، این مطلب برای انتخاب درست شما می تواند مفید باشد .

شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد که برای سامان دادن و خلاص شدن از اسناد و مدارک کاغذی شامل انواع فرم ها، نامه ها، پرونده ها و سندها تصمیم گرفته باشید یک نرم افزار تهیه کنید، اما در انتخاب خود دچار شک و تردید شده اید و با سوالاتی همچون موارد زیر برخورد کرده باشید:

۱- از چه نرم افزاری می توانم برای بایگانی و آرشیو استفاده کنم؟

۲- آیا نیاز سازمان شما را یک نرم افزار دبیرخانه مرتفع می کند یا یک نرم افزار بایگانی اسناد ؟

۳- تفاوت نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار بایگانی اسناد چیست؟

در این مقاله سعی بر آن داریم به شما کمک کنیم در چه شرایطی نیاز سازمان شما را خرید یک نرم افزار دبیرخانه مرتفع می نماید و در چه شرایطی خرید یک نرم افزار بایگانی اسناد!

آشنایی با مفاهیم نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اسناد:

نرم افزار دبیرخانه:

نرم افزار دبیرخانه نرم افزاری است که توسط آن شما قادر خواهید بود کلیه مکاتبات اداری خویش از جمله نامه های وارده، صادره، داخلی و … را در سازمان خویش مدیریت و سازماندهی نمایید و پس از آن می توانید این مکاتبات را براساس سلیقه و نیاز خویش دسته بندی نمایید.

در انتها قادر خواهید بود این مکاتبات را براساس اطلاعاتی که در هنگام ثبت مکاتبات وارد نموده اید جستجو نمایید و در قالب های مختلف گزارشاتی را از سیستم تهیه نمایید.

حتما بخوانید:  مدیریت سازمان و اتوماسیون اداری |برای مدیریت سازمانتان روی ما حساب کنید.

 

نرم افزار بایگانی اسناد:

شاید در هنگام جستجو گوگل با کلماتی همچون بایگانی اسناد، آرشیو اسناد، مدیریت اسناد و … مواجه شده باشید. این کلمات شبیه به یکدیگر از نظر مفهوم یکی می باشند.

در حقیقت نرم افزار بایگانی اسناد نرم افزاری است که توسط آن شما قادر خواهید بود کلیه اسناد خویش از جمله: اسناد مالی(کلیه اسناد خروجی از نرم افزارهای مالی و حسابداری)، پرونده های پرسنلی(کپی شناسنامه، کپی کارت ملی، فیش های حقوق، احکام و …)، اسناد بازرگانی(پروفرما، برگ سبز، ترخیصیه کالا و …) اسناد فنی(نقشه ها و سایر فایل های مرتبط) و کلیه برگ ها و سندهایی که خارج از مکاتبات اداری در سازمان شما هستند را مدیریت و سازماندهی نمایید و پس از آن می توانید این اسناد و اوراق موجود در سازمان خویش را براساس نیاز خویش دسته بندی نمایید.

در انتها قادر خواهید بود این اسناد را براساس اطلاعاتی که در هنگام ثبت وارد نموده اید جستجو نمایید و در قالب های مختلف گزارشاتی را از سیستم تهیه نمایید.

 

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اسناد - نرم افزار دبیرخانه رایگان - دانلود رایگان نرم افزار دبیرخانه

 

 

تفاوت نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اسناد چیست؟

 

تفاوت اول نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اسناد:

  • اگر در سازمان شما محوریت اسناد و مدارک با نامه وارده یا نامه صادره یا نامه داخلی است و اصطلاحا حجم نامه نگاری و مکاتبات اداری شما بالاست و از طریق فکس ، ایمیل یا پست و  … نامه دریافت و ارسال می کنید و یکی از دغدغه های اصلی شما ثبت و نگهداری نامه های وارده و صادره و در نهایت جستجو نامه های شماره شده می باشد، قطعا خرید یک نرم افزار دبیرخانه می تواند یک راهکار مناسب برای شما باشد .
حتما بخوانید:  آماده نمودن نوشته برای ارائه

البته نرم افزار دبیرخانه دارای ویژگی های دیگری نیز می باشد که به شما کمک خواهد  کرد با خیال راحت نامه های خود را ثبت و شماره کنید از جمله امکان تعریف چند دبیرخانه، ثبت عطف و پیرو در نامه ها جهت بررسی سوابق یک نامه، امکان استفاده از قالب های پرکاربرد نامه جهت تسریع در ثبت نامه های صادره و ….

  • اگر در سازمان شما علاوه بر نامه و مکاتبات اداری دارای پرونده پرسنلی ،اسناد مالی ، مدارک مربوط به پروژه ها و یا سند های مالی یا هر گونه فایل با هر فرمتی باشید و یا در صورتی که نیاز داشته باشید پرونده های پرسنلی و کارگزینی شامل تمامی نامه ها و مکاتبات اداری، مدارک تحصیلی، مدارک هویتی، احکام، فیش حقوقی و … به صورت اسکن شده رویت کنید .

همچنین در صورتی که بخواهید به صورت متمرکز تمامی اسناد ، مدارک ، فایل ها و پرونده های مرتبط با یک یا چند پروژه خود را از حالت کاغذی و سنتی تبدیل به یک سیستم دیجیتالی نمایید و یا برای مدیریت الکترونیکی و سر و سامان دادن به  اسناد و مدارک مالی و پرونده های مربوط به اداره مالیات ، بیمه تامین اجتماعی و اداره کار برای سازمان شما انتخاب خرید نرم افزار بایگانی اسناد می تواند بهترین گزینه باشد .

تفاوت دوم نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اسناد:

به طور واضح و مشخص کاربران دو نرم افزار نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اسناد متفاوت می باشند.

  • به عبارت دیگر عموما در سازمانها واحدی که وظیفه مدیریت و کنترل مکاتبات اداری در سازمان را به عهده دارد واحد دبیرخانه می باشد و در پی آن پرسنلو افرادی که نیازمند دسترسی داشتن به این مکاتبات هستند متفاوت می باشند.
  • اما در نرم افزار بایگانی اسناد بسته به کاربرد و نوع استفاده آن در سازمان متفاوت می باشد. برای مثال اگر استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد جهت بایگانی اسناد مالی باشد کاربران آن متفاوت و گزارشات و نیازهای آنان با بایگانی اسناد فنی متفاوت خواهد بود.
حتما بخوانید:  تبدیل فایل PDF و عکس به Word، بدون نیاز به نصب هیچ برنامه ای...

به طور ساده تر کاربرد نرم افزار دبیرخانه عمومی تر می باشد و تقریبا اکثر افراد سازمان میتوانند به آن دسترسی پیدا نمایند. اما نرم افزار بایگانی اسناد کاربرد آن تخصصی تر می باشد و نیازی به درگیر کردن تمام افراد سازمان نیست.

حال می توانید بدون دغدغه اقدام به خرید نرم افزار دبیرخانه یا نرم افزار بایگانی اسناد بر اساس نیاز های روزمره و مطرح شده اقدام کنید .

Summary
Review Date
Reviewed Item
نرم افزار دبیرخانه یا نرم افزار بایگانی اسناد
Author Rating
51star1star1star1star1star

3 دیدگاه ها

  1. […] آگاهی بیشتر پیشنهاد می شود حتما مقاله ی: تفاوت نرم افزار آرشیو اسناد و نرم افزار اندیکاتور را مطالعه […]

  2. […] آگاهی بیشتر پیشنهاد می شود حتما مقاله ی: تفاوت نرم افزار آرشیو اسناد و نرم افزار اندیکاتور را مطالعه […]

  3. […] آگاهی بیشتر پیشنهاد می شود حتما مقاله ی: تفاوت نرم افزار آرشیو اسناد و نرم افزار اندیکاتور را مطالعه […]

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *