نرم افزار دبیرخانه و بایگانی – مهم ترین ویژگی های یک نرم افزار دبیرخانه چیست؟

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی چیست؟

اگر تاکنون برای تهیه یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی مناسب جهت مدیریت مکاتبات خود تحقیق کرده باشید مطمئنا با کلمات و مفاهیم بسیاری روبرو شده اید. یکی از این کلمات و عبارات که وبسایتهای فروانی به آن پرداخته اند عبارت نرم افزار دبیرخانه و بایگانی میباشد. بسیاری از سایتها برلزوم استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی تاکید کرده اند و مقالات آموزشی متعددی در این زمینه را تولید کرده اند و در پی این مقالات توجه کاربران را بصورت پراکنده به این نکته جلب کرده اند که استفاده از یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی چه ارزش افزوده ای برای آنان دارد. اما متاسفانه هیچ مرجع کاملی در خصوص این نرم افزار وجود ندارد.نرم افزار دبیرخانه و بایگانی رایگان - نرم افزار دبیرخانه رایگان

 

بر این اساس تصمیم گرفتیم در این مطلب به کلیه سوالات مربوط به نرم افزار دبیرخانه و بایگانی پاسخ دهیم:

 

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی چیست؟

  • بطور کلی نرم افزار دبیرخانه و بایگانی قسمتی از یک نرم افزار اتوماسیون اداری میباشد. در حقیقت یک سیستم اتوماسیون اداری از ۲ بخش تشکیل شده است که بخش اول نرم افزار دبیرخانه و بایگانی (ماژول دبیرخانه) و بخش دوم نرم افزار کارتابل الکترونیک (ماژول کارتابل الکترونیک) است.
  • وظیفه اصلی نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ثبت ورود و خروج کلیه مکاتبات در یک سازمان (بزرگ،متوسط،کوچک)است.
  • به عبارت دیگر یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی وظیفه دارد کلیه مکاتبات ورودی به سازمان و خروجی از سازمان را مدیریت (ثبت،شماره گذاری،بایگانی و جستجو) نماید.در ادامه این مطلب قصد داریم تا شما را با موارد زیر آشنا سازیم:
  • نسل های مختلف نرم افزار دبیرخانه و بایگانی و اتوماسیون اداری
  • انواع نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
  • اجزای تشکیل دهنده یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
  • مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
  • مقایسه نرم افزار دبیرخانه و بایگانی با اتوماسیون اداری
  • چک لیست انتخاب نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
  • جمع بندی

نسل های مختلف نرم افزار دبیرخانه و بایگانی :

 

نسل اول: دفتر اندیکاتور

در گذشته های نه چندان دور روش ثبت مکاتبات اداری در سازمانها بصورت کاملا سنتی صورت میپذیرفت بطوری که سازمانها مجبور بودند برای سازمانهای خود یک فضای نسبتا بزرگی را به واحد دبیرخانه اختصاص دهندو در پی آن کارمندان دبیرخانه مجبور بودند کلیه مکاتبات وارده و صادره را در دفتر اندیکاتور(نامه نما) ثبت نمایند.

زمان پیدایش دفتر اندیکاتور در ایران به سالهای ۱۲۸۰تا ۱۳۰۹ خورشیدی و لزوم استفاده از این دفتر توسط هیئتی فرانسوی و بلژیکی جهت اصلاح نظام بایگانی ایران تعیین شده بود برمیگردد. استفاده از دفتر اندیکاتور در آن زمان به نوبه خود انقلاب بزرگی در این زمینه محسوب میشد و تاثیر بسزایی در زمینه سهولت،تفکیک و شناسایی بهتر مکاتبات گذاشت.

نسل دوم: دانلود دفتر اندیکاتور در اکسل:

باتوجه به پیشرفت هایی که در زمینه فناوری اطلاعات (IT) صورت پذیرفت و مشکلاتی که روش ثبت مکاتبات در دفتر اندیکاتور داشت و هم زمان با آشنایی سازمانها با محصولات مایکروسافت، سازمانها تصمیم گرفتند که به تدریج دفتراندیکاتور را کناربگذارند و از محصول شرکت مایکروسافت بنام اکسل استفاده نمایند.

بدلیل توانمندی هایی که این محصول به سازمانها ارائه میداد که یکی ازاین توانمندی ها امکان جستجو در محتوای اطلاعات وارد شده در این محصول بود، سازمان ها میل و رغبت بسیاری برای استفاده از آن پیداکردند.(چه بسا که در دفتر اندیکاتور پیدا کردن یک نامه خاص در گذشته بسیار سخت و دشوار بود.)

نسل سوم: شکل گیری نرم افزار دبیرخانه و بایگانی :

پس از طی مدت زمان کوتاهی از روی آوردن سازمانها به استفاده از اکسل بجای دفتر اندیکاتور و همسو شدن با پیشرفت های حوزه فناوری اطلاعات شرکت های پیشگام نرم افزاری اقدام به شناسایی ضعف ها و مشکلات اداری سازمانها نمودند، در پی این شناسایی اقدام به تهیه و تولید نسخه های اولیه نرم افزار مکاتبات و اتوماسیون اداری کردند. نسل اولیه(نسخه های اولیه) این سیستمها نرم افزار دبیرخانه نامیده شدند.

نرم افزار دبیرخانه به دلیل سهولت در ثبت و مدیریت آسان مکاتبات دارای امتیازات بسیار ویژه ای به نسبت اکسل بود و مهمترین دلایل ترغیب استفاده از آن پشتیبانی از زبان فارسی و پشتیبان گیری از اطلاعات توسط سازمانها بود. شاید بتوان تولید چنین محصولاتی را انقلابی در صنعت مکاتبات ایران نامید به دلیل اینکه تا آن زمان با وجود استفاده از اکسل بازهم مکاتبات بصورت سنتی صورت می پذیرفت.

در نهایت پس از تولید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی که نسل اول نامیده میشد نسل دوم آن پدید آمد بنام نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری که در پستی جداگانه به شرح این موضوع با عنوان نسل های مختلف نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری پرداخته ایم.

 

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی رایگان - دانلود رایگان نرم افزار دبیرخانه

اجزای تشکیل دهنده یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی :

 

هر محصول نرم افزاری دارای یک سری اجزای تشکیل دهنده میباشد و نرم افزار دبیرخانه هم ازاین قاعده خارج نیست. در این قسمت به معرفی اجزای مهم تشکیل دهنده یک نرم افزار دبیرخانه می پردازیم:

  • امکان تعریف کاربران و تعیین سطوح دسترسی مختلف برای آنان
  • تبیین روش شماره گذاری نامه به تفکیک هر دبیرخانه
  • تهیه نسخه پشتیبان (Backup) از اطلاعات
  • امکان تایپ و ارتباط مستقیم با Microsoft Office word
  • امکان اتصال با انواع اسکنرها
  • امکان پیوست فایلهای مختلف (pdf ،word، exeو،،،،،،،،،،،) به نامه ها
  • تعریف چارت سازمانی
  • ثبت اطلاعات نامه های وارده ،صادره و داخلی
  • بایگانی و آرشیو نامه های وارده ،صارده و داخلی
  • ارائه گزارشات مختلف در نرم افزار
  • امکان جستجوی نامه ها بر اساس اطلاعات مختلف(فرستنده،گیرنده،شماره و …..)

اجزای فوق جزء مهمترین جزئیات بود که در عموم نرم افزارهای دبیرخانه باید وجود داشته باشد به عبارت دیگر اجزای بالا جزء چارچوب کلی یک نرم افزار دبیرخانه میباشد.

 

انواع نرم افزار دبیرخانه و بایگانی :

امروزه در صنعت نرم افزار ایران شرکت های ارائه دهنده نرم افزار دبیرخانه و بایگانی باتوجه به ویژگیهای محصول، کاربرد محصول و میزان رقابت در بازار روش های مختلفی برای فروش محصولات خود ارائه می نمایند:

 

در اینجا برخی از این روشها را نام میبریم( نرم افزار دبیرخانه ):

روش اول: برخی شرکت ها با توجه به ویژگیها و امکانات نرم افزار دبیرخانه و بایگانی آن رابه سه دسته:

ساده،متوسط و پیشرفته تقسیم میکنند که در این روش خریدار قادر میباشد براساس نیاز خود یکی از این محصولات را انتخاب نماید و در آینده میتواند آن را به محصول بالاتر ارتقا دهد.

روش دوم: در این روش نرم افزار دبیرخانه و بایگانی بر اساس نوع کاربرد آن به دسته بندی های مختلف تقسیم میگردد:

برای مثال:

نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای کوچک

نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای متوسط

نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای بزرگ

اما بطور کلی و اصولی نرم افزار های دبیرخانه فارغ از روش های فروش آن به چند نوع تقسیم میشوند که مهمترین آنها از نظر تکنولوژی و دسترسی به آن میباشد و به ۲ دسته:

نرم افزار دبیرخانه تحت ویندوز و نرم افزار دبیرخانه تحت وب تقسیم میشوند:

  • در نرم افزار دبیرخانه تحت ویندوز شما تنها قادر به استفاده از این نرم افزار در محل سازمان میباشید و ازبیرون از سازمان به آن دسترسی نخواهید داشت.
  • اما در نرم افزار دبیرخانه تحت وب شما نه تنها قادر به استفاده از این نرم افزار در محل سازمان هستید بلکه در بیرون از سازمان نیز به این نرم افزار دسترسی خواهید داشت.

 

دانلود رایگان نرم افزار دبیرخانه - نرم افزار دبیرخانه و بایگانی رایگان - دانلود رایگان دفتر اندیکاتور در اکسل

مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی :

 

باتوجه به مطالبی که در قسمت تاریخچه نرم افزار دبیرخانه ذکر گردید مزایای بهره گیری از یک نرم افزار دبیرخانه برکسی پوشیده نیست با این اوصاف برجسته ترین این مزایا را ذکر خواهیم کرد:

 

یکپارچگی و در دسترس بودن اطلاعات:

  • یکی از مهمترین مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه تحت وب دسترسی به اطلاعات، نامه ها و گزارشات میباشد که به کاربر آن اجازه میدهد در هرزمان و هر مکان به این اطلاعات دسترسی داشته باشد.
  • نکته ای که باعث لذت بردن از دسترسی به اطلاعات میشود یکپارچه بودن این اطلاعات است.

 

کاهش هزینه ها به نسبت روشهای سنتی:

  • همیشه برای انتخاب بین ۲ یا چند کالا مختلف مبلغ و هزینه حرف اول را میزند.
  • در زمینه مقایسه روشهای سنتی، مکاتبات اداری و نرم افزار دبیرخانه نیز هزینه و مبلغ نیز معیار تاثیر گذار و مهم میباشد برای روشن شدن این موضوع توجه شما را به ذکر یک مثال جلب میکنیم:

در روش سنتی شما بعنوان یک سازمان همواره مجبور هستید یک فضایی را به محل بایگانی نامه ها اختصاص دهید. گاها این اختصاص فضا در مجموعه های مختلف گسترش پیدا میکند و به فضایی بزرگتراز جمله فضای اشغال شده در روی میزها، فضای اشغال شده در یک اتاق و در اکثر موارد یک انبار به بایگانی اختصاص داده میشود که این خود مشمول هزینه ای برای سازمان جهت حفظ و نگهداری میباشد.

همچنین در روشهای سنتی نیز شما بعنوان یک سازمان ملزم هستید شخص یا اشخاص را مسوول بایگانی و ثبت نامه ها نمایید و گاها در اکثر سازمانها کارایی و بازدهی این اشخاص در حد یک مسوول بایگانی پایین می آید که این هم خود مشمول هزینه های خاص خود برای سازمان شما میباشد. در کنار هزینه ها و زمانهای ذکرشده در روش سنتی شما بعنوان یک سازمان مشمول هزینه جانبی دیگری میگردید که این هزینه ها به اختصار بیان میگردد:

  • هزینه هایی که بابت اوراق مصرفی متقبل میشوید.
  • هزینه هایی که بابت آموزش پرسنل این واحد متقبل میشوید.
  • هزینه هایی که بابت استخدام این پرسنل متقبل میگردید.
  • هزینه هایی که بابت حفظ این پرسنل متقبل میشوید.
  • هزینه هایی که بابت حفظ و نگهداری اسناد این واحد در قبال حوادث غیر مترقبه متقبل خواهیدشد.
  • و …

بااین تفاسیر با انتخاب یک نرم افزار دبیرخانه مناسب بسیاری از این هزینه های ذکرشده برای سازمان شما کاهش می یابد.

 

دانلود رایگان دفتر اندیکاتور در اکسل - نرم افزار دبیرخانه - نرم افزار دبیرخانه کرک شده

مقایسه نرم افزار دبیرخانه و بایگانی با نرم افزار اتوماسیون اداری :

سوال مهمی که بین بیشتر کاربران و یا اشخاصی که به دنبال الکترونیکی نمودن مکاتبات سازمان خود هستند مشترک است این است که تفاوت نرم افزار دبیرخانه با نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

همانطور که در تعریف ابتدایی نرم افزار دبیرخانه بیان کردیم، نرم افزار دبیرخانه جزئی از نرم افزار اتوماسیون اداری میباشد.

بعبارت دیگر: کارتابل الکترونیک + دبیرخانه الکترونیک =نرم افزار اتوماسیون اداری

وظیفه اصلی نرم افزار دبیرخانه و اجزای تشکیل دهنده آن در این مطلب توضیح داده شد، اتوماسیون اداری وظیفه حذف کاغذ از سازمان را به عهده دارد بعبارت دیگر با بهره گیری از اتوماسیون اداری شما قادر خواهید بود در ابتدا کاغذ را از چرخه اداری سازمان خود حذف کنید و پس از آن میتوانید نامه را از لحظه ورود به سازمان و تا نهایی شدن آن رصد نمایید بدون اینکه کاغذی در واحد های مختلف سازمان گردش پیدا کند.

بطور ساده تر در نرم افزار دبیرخانه شما قسمتی(۵۰درصد اول) از فرایند کار را الکترونیکی مینمایید که این قسمت شامل ثبت نامه ها، بایگانی آنها و جستجو میباشد اما قسمت دوم (۵۰ درصد دوم) که شامل گردش الکترونیک نامه ها میباشد را نخواهید داشت.

 

چک لیست انتخاب نرم افزار دبیرخانه و بایگانی :

 

قصد داریم برای اینکه شما بعنوان یک سازمان که بهترین انتخاب را در زمینه انتخاب نرم افزار دبیرخانه داشته باشید چک لیستی را به شما ارائه دهیم.

 

دانلود رایگان دفتر اندیکاتور در اکسل - نرم افزار دبیرخانه - نرم افزار دبیرخانه کرک شده

جمع بندی:

همانطور که مشاهده کردید در این مطلب تمام تلاش برای این بود که بتوانیم بطور کامل نرم افزار دبیرخانه را برای شما عزیزان شرح دهیم و زوایای مختلف آن را بررسی کردیم.

امیدواریم توانسته باشیم جواب سوالات شما را در خصوص نرم افزار دبیرخانه پاسخ دهیم. همچنین اگر از نظر شما در این زمینه موضوع مورد بحث نکته ای از قلم افتاده است خرسند خواهیم شد ما را مطلع سازید تا در جهت افزایش سطح دانش سایرین قدمی روبه جلو برداریم.

سخن آخر اینکه نظرات و پیشنهاداتتان را از ما دریغ نفرمایید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

سه × پنج =