نرم افزار بایگانی اسناد – بهترین نرم افزار آرشیو اسناد چه مشخصاتی دارد؟

نرم افزار بایگانی اسناد یا آرشیو اسناد چیست؟

برای روشن شدن بیشتر موضوع قصد داریم از نحوه به وجود آمدن نرم افزار بایگانی اسناد یا آرشیو اسناد از گذشته تا زمانی که به صورت رسمی نیاز به تاسیس واحدهای خاص سازمانی احساس شد، به تفصیل به شرح این موضوع بپردازیم و پس از بررسی جنبه های تاریخی نرم افزار بایگانی اسناد و آرشیو اسناد به بررسی موارد ذیل می پردازیم.

 

نرم افزار بایگانی و مدیریت مستندات

امیدواریم در انتهای این مطلب توانسته باشیم مسئله آرشیو اسناد و مفاهیم مرتبط با آن را به صورت شفاف و روشن برای شما بازدیدکنندگان محترم بیان کرده باشیم.

بخش اول:

  • مرور تاریخی بر آرشیو اسناد
  • تعریف بایگانی اسناد (آرشیو اسناد)
  • اهداف از بایگانی اسناد (آرشیو اسناد)
  • انواع بایگانی اسناد (آرشیو اسناد)

بخش دوم:

  • نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی)
  • مزایای نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسنادالکترونیک)
  • انواع نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیک)
  • OCR در نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیک)
  • نیازمندی های راه اندازی نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیک)
  • آشنایی با انواع اسکنرها برای نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیک)

 

مرور تاریخی بر آرشیو اسناد:

  • در زمینه آرشیو اسناد (بایگانی اسناد) یونان قدیم به دلیل اینکه صاحب تمدن و فرهنگ بود از جمله پیشگامان این عرصه محسوب می گردید.
  • در حوالی قرن پنجم قبل از میلاد یونانیان جزو کسانی بودند که نسبت به حفظ و نگهداری مدارک و اسناد کاغذی خود اقدام می کردند و یا به اصطلاح آرشیو اسناد (بایگانی اسناد) استفاده می کردند.
  • گاها این اسناد و مدارک مربوط به قوانینی بود که در مجالس آنها به صورت مستمر برگزار می گردید و به صورت نوشته نگهداری می شد در برخی موارد گزارشاتی از این جلسات به صورت مکتوب آرشیو(بایگانی) می شد.
  • به طور کلی هر نوع سند، مدرک، قانون، دست نوشته ها و یا حتی دفاعیات سقراط هم به صورت مکتوب در می آمد که نحوه مکتوب کردن آن معمولا در روی لوحه ایی بود که به آن پاپیروس گفته می شد.
  • پس از مکتوب شدن این اسناد، یونانیان قدیم نسبت به حفظ و نگهداری آن در محل هایی مشخص که این محل ها معمولا معابد و پرستشگاههای خدایان بود اقدام میکردندو به آن آرشیو اسناد می گفتند.
  • همچنین براساس گزارشات رسیده و درج شده از محققان باید گفت فرآیند آرشیو اسناد (بایگانی اسناد) در ایران نیز وجود داشته است.
  • برای مثال برخی از اسناد موجود و کشف شده اثبات می کند که ثبت و آرشیو اسناد از زمان آریایی ها به وجود آمده است و آنها نوشته ها و قوانین و فرامین خود را به روی پوست می نوشتند.

به صورت رسمی تر گزارشات حاکی از آن است که:

هخامنشیان نیز نسبت به حفظ و نگهداری اسناد مهم اقداماتی را انجام می دادند و آنها هم همانند یونانیان از پاپیروس برای ثبت صورت جلسات، فرمانها و قوانین استفاده می نمودند.

به تدریج و با گذشت زمان و نیاز مراجعه به سوابق تاریخی و همچنین اهمیت اسناد گذشته لزوم به کارگیری و راه اندازی قسمت یا قسمت هایی مختص به آرشیو اسناد (بایگانی اسناد) برای حکومتها، دولت ها و سازمانها بیش از پیش احساس شد.

به طوری که در حال حاضر تمام سازمان ها و نهادها محل هایی را برای نگهداری اسناد و سوابق اختصاص داده اند که به آن  اتاق آرشیو اسناد و مدارک می گویند.

 

نرم افزار آرشیو اسناد و تاریخچه اسناد و آرشیو در جهان

 

تعریف بایگانی اسناد (آرشیو اسناد):

تعاریف مختلفی برای آرشیو اسناد بیان گردیده است اما اگر بخواهیم به تعریفی که ویکی پدیای فارسی بیان کرده است اکتفا کنیم باید بگوییم:

  • بایگانی (به فرانسوی: Archive) به کلیه سوابق و اسناد و مدارک عمومی یا تاریخی که توسط دولت یا یک سازمان دولتی یا اداره یا مدرسه و تاسیساتی از این قبیل نگهداری می شود و نیز اسناد و مدارکی که خانواده یا فرد در ارتباط با کار خود تهیه یا دریافت می کند و آن ها را تحت نظر خود محافظت یا نگهداری می نماید، گفته می شود.
  • به عبارت ساده تر، هر نوع سند، نامه، پرونده، روزنامه، فیلم، گزارش و … که توسط شخص، اشخاص، سازمان دولتی یا خصوصی تولید گردیده باشد و فرآیند اداری آن به پایان رسیده باشد و بخواهد از چرخه جاری اداری آن مجموعه خارج شود و دارای اهمیت باشد به طوری که می بایست در آینده به آن رجوع و یا استناد کرد را آرشیو اسناد (بایگانی اسناد) گویند.

با توجه به تعاریف ارائه شده در بالا می توان گفت که:

ما هر نوع سندی را آرشیو نمی کنیم صرف اینکه تنها به اسناد قدیمی و تاریخی دسترسی داشته باشیم، بلکه ما تنها اسناد با ارزش و دارای اهمیت را که در گذشته تولید شده اند و ممکن است در حال و آینده نیز تولید شوند را بایگانی و آرشیو می کنیم زیرا آنها اسناد با اهمیت و ارزشمندی برای ما هستند.

 

هدف از بایگانی اسناد (آرشیو اسناد) چیست و چرا ما آرشیو می کنیم؟

 

نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

 

هدف اصلی از آرشیو یادگیری و کسب و تجربه از گذشتگان است این بدان معنی است، که درست است ما به تمام افرادی که در گذشته جزو شاهدان یک واقعه تاریخی بوده اند میسر نمی باشد، اما در حال حاضر ما می توانیم به اسنادی که به صورت مکتوب از آنها به جای مانده است استناد نماییم.

آرشیو معمولا تنها منبع قابل استناد در گذشته است در حقیقت هدق از آرشیو این است که ما آرشیو می کنیم که بتوانیم به تجربیات گذشتگان دست پیدا کنیم به عبارت دیگر آرشیو ابزاری است جهت فهم و آشنایی به سوابق گذشته که می توان به آن استناد کرد، به طور ساده تر آرشیو به عنوان معبری می باشد که ارتباط بین حال و آینده را برقرار می سازد.

 

انواع بایگانی اسناد (آرشیو اسناد):

 

آرشیو اسناد هم همانند سایر مفاهیم به دسته بندیهای مختلف تقسیم میشود.

تقسیم بندی های متفاوتی برای آرشیو اسناد براساس پارامترهای مختلف ترسیم شده است که در این جا ما به یکی از عمومی ترین این دسته بندی ها اشاره خواهیم کرد.

آرشیو اسناد عمومی: همانطور که از اسم این نوع آرشیو اسناد مشخص است این  نوع آرشیو شامل اسنادی می گردد که جنبه عمومی دارند. برای مثال آرشیو روزنامه های کثیر الانتشار، آرشیو فیلم های سینمایی، آرشیو مجلات ایرانی و …

آرشیو اسناد خاص: عموما به آرشیو اسناد شخصی، خصوصی و خانوادگی آرشیو اسناد خاص می گویند مانند: آلبوم عکس های خانوادگی و …

آرشیو اسناد ملی: در این نوع آرشیو اسناد مهم معمولا اسناد دولتی حفظ و نگهداری می شوند که وظیفه حراست و نگهداری از این نوع اسناد با دولت ها است.

 

بخش دوم: نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی)

 

همانطور که مطالعه فرمودید در بخش اول تلاش کردیم تا با مفاهیم نرم افزار بایگانی اسناد و آرشیو اسناد، تاریخچه اسناد و انواع آرشیو اسناد به صورت فیزیکی آشنا گردید. اما اکنون با توجه به این که سازمانها با حجم بسیار زیادی از اسناد روبه رو هستند و گاها این اسناد در سازمانها از تنوع و گستردگی خاصی برخوردار است.

در این بخش (بخش دوم) تلاش می کنیم که به جنبه دیگر آرشیو اسناد یعنی نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی) آشنا شوید و سعی می نماییم جنبه های مختلف آرشیو اسناد الکترونیک را بیان نماییم.

 

نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی) چیست؟

 

همانطور که در بخش یک بیان شد در گذشته اسناد و مدارکی که روی سنگ نوشته ها ، لوحه ها، نوشته و تولید می شد و در محل هایی حراست و نگهداری می گردید. این روند در عصر حاضر نیز به همین ترتیب می باشد و فقط چارچوب و شکل کلی کار تغییر یافته است.

برای مثال سنگ نوشته، لوحه، چرم جای خود را به کاغذ، فیلم، صوت، فایل و … داده است و محل های آرشیو اسناد نیز جای خود را از معابد به اتاق بایگانی اسناد تغییر داده اند.

اکنون که تعداد سازمان ها روز به روز رو به افزایش است و هر روز شاهد تولد یک کسب و کار جدید هستیم به همین ترتیب هم حجم اسناد و مدارک تولید شده توسط این سازمان ها رو به افزایش می باشد.

از طرفی هم بر کسی پوشیده نیست که هر چه قدر سازمان و فعالیت آن گسترش می یابد و از طرف دیگر نیاز به افرادی که بتوانند این اسناد را مدیریت کنند هم بیشتر می شود.

بر این اساس ریسک بالای نگهداری اسناد به صورت سنتی هم بر هیچکس پوشیده نیست چرا که اسناد و مدارکی که طی سالها و مرور زمان با زحمات فراوان تولید گردیده و تاکنون نگهداری و حراست شده اند ممکن است در یک چشم بر هم زدن و با یک سهل انگاری دچار آسیب گردند.

بر همین اساس نیاز به دیجیتال کردن اسناد برای سازمانها بیش از پیش احساس می شود طوری که می توان بیان کرد از سال ۲۰۱۰ شرکت های تولید کننده نرم افزار به فکر رفع این مشکل برآمده و اقدام به طراحی و تولید نرم افزارهای مختلف جهت آرشیو اسناد و مدارک نمودند.

 

اگر بخواهیم نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی) را تعریف نماییم:

باید بگوییم که سیستمی است که در آن کاغذ و سایر اسناد و مدارک به شکل دیجیتال ذخیره می شوند.

در حال حاضر تعداد شرکتهای تولید کننده نرم افزار آرشیو اسناد بسیار گسترش یافته است و نکته قابل توجه رقابتی است که برای ارائه بهترین خدمات آرشیو بین این شرکت ها شکل گرفته است همچنین پیشرفتهای تکنولوژی نیست به گرم تر شدن این بازار رقابتی کمک بسیار زیادی کرده است به طوری که همواره شاهد به روزرسانی های مختلف از طرف ارائه کنندگان این نرم افزار هستیم.

 

مزایای نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی):

 

استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد به کاهش ریسک روش سنتی آرشیو کمک می نماید و همچنین باعث افزایش بهره وری در سازمان می گردد در ادامه برخی از مزایای استفاده از نرم افزار بایگانی را ذکر می نماییم:

 

مزایای نرم افزار مدیریت اسناد

کاهش هزینه ها با نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی):

مهمترین هزینه ها در بایگانی سنتی هزینه نیروی انسانی و هزینه محل نگهداری اسناد و مدارک می باشد. افزایش و یا کاهش این هزینه متناسب با حجم بایگانی هر سازمانی متفاوت است.

نرم افزار آرشیو اسناد به طوری عمل میکند که حتی یک نیروی انسانی برای مدیریت و پایش اسناد سازمان شما کفایت می کند.

 

افزایش امنیت نگهداری اسناد با نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی):

صاحبان کسب و کار در سیستم سنتی همواره نگران از بین رفتن اسناد و مدارک و یا سرقت این اطلاعات بوده اند و گاها در صورت بروز چنین اتفاقاتی تا مدت ها از آن بی خبر بودند.

اکنون نرم افزار آرشیو اسناد با ارائه راه کارهای امنیتی در این خصوص توانسته است تا حدودی مانع از بروز چنین اتفاقاتی شود، راهکارایی همچون احراز هویت کاربران در حین ورود به نرم افزار آرشیو اسناد گرفته تا زمانی که آنها می خواهند از سیستم خارج شوند و همچنین کد گذاری های مختلف این اسناد در نرم افزار هم باعث افزایش ضریب امنیت می گردند.

مهمترین قسمت این راهکارها تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات به صورت مستمر و مداوم می باشد.

 

دسترسی به اسناد در هر محل و زمانی توسط نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی):

در سیستم سنتی برای دسترسی به یک نوع سند خاص، شخص حتما می بایست در محل نگهداری سندها حاضر می شد و با طی کردن مراحل اداری مختلف می توانست یک کپی از سند را در اختیار داشته باشد.

اما اکنون در نرم افزار آرشیو اسناد این مشکل مرتفع شده است و اشخاص براساس دسترسی های خود می توانند به اسناد دیجیتال در هر محل و زمانی از طریق اینترنت دسترسی داشته باشند که این کار در کسری از زمان بدون طی کردن روالهای پیچیده اداری ممکن شده است.

 

عدم وابستگی سازمان به اشخاص بایگان در نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی):

در سیستم سنتی سازمان ها همیشه باید برای حفظ و نگهداری اشخاصی که در محل های آرشیو و بایگانی مشغول به فعالیت بودند هزینه می کردند زیرا با توجه به افزایش اسناد در سازمانها دانش فنی(نهان) این افراد بود که می توانست به کمک سازمان ها و مدیران کسب و کارها بیاید.

به عبارت دیگر سازمانها به صورت ناخودآگاه و به مرور زمان به این افراد وابسته می شوند و از دست دادن این افراد با این سطح از دانش و آگاهی برای سازمانها مشمول هزینه های سنگین بود.

اما اکنون با استفاده از نرم افزارهای آرشیو اسناد این وابستگی به اشخاص بایگان حذف گردیده است و تنها با چند کلیک ساده می توان به اسناد مربوطه در سیستم دسترسی پیدا کرد.

 

امکان طبقه بندی اسناد در نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی):

نرم افزار آرشیو اسناد این امکان را برای مدیران کسب و کار فراهم آورده است تا بتوانند اسناد سازمان خود را به صورت های عادی، محرمانه و … طبقه بندی نمایند، اسناد مهم و دارای اولویت برای هر شخصی قابل رویت نباشد.

این امکانی است که در نرم افزار فراهم شده است و در سیستم سنتی به عنوان نقطه ضعف محسوب می شود.

 

نگهداری تغییرات اسناد توسط اشخاص مختلف در نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی):

در سیستم سنتی اگر سندی توسط شخصی به امانت گرفته می شد و به روی آن تغییراتی اعمال می شد و یا با یک سند دیگر جابجا می شد قابل رصد و رهگیری نبود گاها رهگیری آن بسیار سخت و دشوار بود.

اما در نرم افزارهای آرشیو اسناد شما امکان رصد و پایش اسناد را از لحظه ایجاد تازمان به پایان رسیدن عمر آن سند دارا خواهید بود و می توانید تمام تغییراتی که روی آن سند توسط اشخاص مختلف ایجاد شده است را رصد نمایید که مزیت بزرگی به خودی خود برای نرم افزار آرشیو اسناد محسوب می شود.

 

امکان نگهداری فایل های مختلف در نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی):

یکی از امکانات مهمی که نرم افزار های آرشیو اسناد در اختیار کاربران قرار می دهند این است که کاربران می توانند فایل مختلف (Doc,PDF,Tiff,JPG, …) خود را براساس تاریخ تولید آن فایل ثبت و نگهداری نمایند و در زمانی که به آن نیاز دارند آنها را بازیابی کنند.

در صورتی که در سیستم سنتی نگهداری این فایل ها برای کاربران بسیار سخت و دشوار بود و روش نگهداری آن در سیستم سنتی بر روی CD,DVD های مختلف بود. اما اکنون به لطف نرم افزارهای آرشیو این مساله بسیار ساده شده است.

 

جستجو و گزارش گیری متنوع در نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی):

در سیستم های سنتی پیدا کردن یک یا چند برگ سند خاص از بین انبوهی از اسناد کار بسیار دشواری بود و گاها به زمان زیادی نیاز داشت. اکنون با استفاده از نرم افزارهای مورد بحث کاربران به راحتی می توانند اسناد مربوطه خود را با چند کلیلک ساده بازیابی نمایند و حتی می توانند یک کپی از آن را در اختیار بگیرند.

 

OCR در نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی):

OCR بنا به تعریف ویکی پدیای فارسی: نویسه خوان نوری نامیده می شود که با سرواژه‌ی OCR شناخته می‌شود، عبارت است از تشخیص (recognition) خودکار متون موجود در تصاویر اسناد و تبدیل آنها به متون قابل جستجو و ویرایش توسط رایانه.

OCR مخفف عبارت(Optical Character Recognition) است و به معنای شناسایی اتوماتیک متن های موجود در تصاویر و تبدیل این متن ها به متن های قابل ویرایش.

اولین مرحله برای بهره برداری از نرم افزار OCR استفاده از اسکنر می باشد. بدین صورت که اسکنر تصویر مورد نظر مارا اسکن می نماید و پس از ان نرم افزار OCR دقیقا همانند یک (ماشین نویس) تایپیست شروع می کند به خواندن متن اسکن شده و آن متن را براساس دستورالعمل مشخصی تبدیل به متن هایی می نماید که توسط کاربر قابل ویرایش باشد.

نرم افزارهای OCR به ۲ دسته بندی کلی تقسیم بندی می شوند:

یکی OCR برای متن های از پیش تاپ شده و دیگری برای متن هایی که به صورت دست نویس می باشند.

مسلما OCR کردن متن های تایپ شده بسیار ساده تر از متن هایی می باشد که به صورت دست نویس می باشند.

OCR و نرم افزار آرشیو اسناد

 

با توجه به توضیحات ارائه شده در خصوص OCR پر واضح است که استفاده از آن در نرم افزارهای آرشیو اسناد بسیار کاربردی می باشد. بخصوص که باعث سهولت کار در زمینه جستجو و گزارشگیری برای کاربران می باشد. با توجه به امکان OCR اسناد و مدارک کاربران و مدیران نرم افزارهای آرشیو اسنا به سادگی میتوانند در محتوای اسناد تصویری جستجو نمایند و اسناد مورد نیاز سازمان خود را پیدا نمایند.

 

نیازمندی های راه اندازی نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی):

برای راه اندازی یک نرم افزار بایگانی اسناد به یک سری پیش نیازهای اولیه نیاز داریم:

  • تهیه اسکنر مناسب برای انجام بایگانی مورد نظر
  • فراهم ساختن بستر شبکه 
  • تهیه یک سرور مناسب جهت نگهداری از اطلاعات اسکن شده و ثبت شده در نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی)

 

آشنایی با انواع اسکنرها برای نرم افزار بایگانی اسناد (آرشیو اسناد الکترونیکی):

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

ده − 3 =