نرم افزار اتوماسیون اداری – کدام اتوماسیون اداری را انتخاب کنیم؟

نرم افزار اتوماسیون اداری-کدام اتوماسیون اداری را انتخاب کنیم؟
همیشه اولین راهکار که مدیران یک سازمان جهت خودکارسازی فرآیندها و روال های اداری به ذهنشان می رسد تهیه یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب می باشد.

اما پس از کمی تحقیق و بررسی ممکن است از تصمیم خود منصرف شوند و به سراغ سیستم های دیگر بروند و گاها در برخی از موارد هم ممکن است این سیستم های جایگزین جوابگوی نیازهای این مدیران بوده است.

نکته قابل اهمیت این است که واقعا نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

آیا خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری با بهترین و کامل ترین امکانات جوابگوی نیازهای ما خواهد بود؟

به راستی از یک نرم افزار اتوماسیون اداری چه انتظاراتی باید داشته باشیم؟

آیا پس از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری مشکلات سازمان من حل می شود؟

تفاوت نرم افزارهای اتوماسیون موجود چیست و کدام بهتر است؟

شما هم همانند سایرین ممکن است با این سئوالات و هزاران سئوال دیگر روبه رو شوید که پاسخ روشنی برای آن نداشته باشید.

 

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

 

در این مطلب سعی کرده ایم بتوانیم به طور کامل در باب نرم افزار اتوماسیون اداری صحبت کنیم که درادامه موضوعات مورد بحث ارائه می گردد:

  • اتوماسیون اداری چیست؟
  • نسل های مختلف اتوماسیون اداری
  • انواع نرم افزار اتوماسیون اداری
  • اجزای تشکیل دهنده یک نرم افزار اتوماسیون اداری
  • مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری
  • ECE در نرم افزار اتوماسیون اداری
  • نقش فرم ساز در نرم افزار اتوماسیون اداری
  • علت شکست پروژه های اتوماسیون اداری
  • جمع بندی

اتوماسیون اداری چیست ؟

به طور کلی تعاریف مختلفی برای اتوماسیون اداری ذکر شده است که برای نمونه به تعریفی که در ویکی پدیای فارسی ذکر شده است اشاره می کنیم:

  • (خودکار سازی اداری) به عنوان مجموعه ای از روش های کاری و نرم افزار و سخت افزار رایانه ای که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می رود اطلاق می گردد.
  • به زبان ساده تر اگر بخواهیم تعریفی از اتوماسیون اداری ارائه نماییم باید بگوییم اتوماسیون اداری مجموعه ای از سیستم های اطلاعاتی می باشد که وابسته به کامپیوتر است.
    وظیفه اصلی آن الکترونیک نمودن فرآیند گردش نامه در سازمان می باشد.
  • نامه از لحظه ورود به سازمان شما به صورت الکترونیک ثبت می گردد، بین واحدهای مختلف سازمان شما گردش پیدا می کند در نهایت پس از گردش بین واحدها دستورات مربوطه لحاظ می گردد.
    نامه پس از امضاء از سازمان به صورت الکترونیک خارج می گردد. در نرم افزار اتوماسیون اداری شما قادر خواهید بود هر نوع فرم اداری نامه و TaSK را بین واحدهای مختلف بدون استفاده از کاغذ به گردش بیاندازید.

نسل های مختلف اتوماسیون اداری:

همگام با پیشرفت های تکنولوژی نرم افزارهای مورد استفاده جهت مدیریت مکاتبات اداری در سازمانها نیز تغییرات گسترده ای داشته است. که در این قسمت قصد داریم نسل های مختلف اتوماسیون اداری را بیان کنیم :

نسل اول : نرم افزار دبیرخانه :

در ابتدا نسل اول نرم افزار اتوماسیون اداری در قالب نرم افزار دبیرخانه جهت ثبت  و پیگیری مکاتبات معرفی گردید

حتما مطالعه گردد: آشنایی با نرم افزار دبیرخانه و ویژگی های آن . لینک

در این نسل تنها قسمتی از کار مدیریت مکاتبات به صورت الکترونیک می شد و نیمی دیگر به صورت دستی انجام می گردید.

برخی از اعمالی که در این نسل به صورت الکترونیک انجامه میشد شامل:

  • امکان تعریف دبیرخانه های مستقل
  • تبیین شیوه شماره گذاری نامه ها به تفکیک هر دبیرخانه
  • ثبت جزئیات نامه ها ( وارده ، صادره ، داخلی)
  • جستجوی نامه ها

نسل دوم: نرم افزار اتوماسیون اداری:

به تدریج و با گذر زمان نواقص و مشکلات موجود در نسل اول شناسایی گردید که شناسایی این نواقص منتج به تولید نسل دوم یعنی تولید نرم افزار اتوماسیون اداری گردید که تعریف آن در ابتدای این مطلب بیان گردید:

برخی از اعمال که توسط این نرم افزار اتوماسیون اداری ( نسل دوم ) به صورت الکترونیک انجام می شود شامل:

  • تعریف ساختار سازمانی (چارت سازمانی)
  • تعریف سطوح دسترسی به نرم افزار اتوماسیون اداری
  • امکان ارجاع ، رونوشت ، پاراف ( دستور)
  • امکان جستجو در محتوای فایل ها
  • ارتباط با فکس، ایمیل
  • پشتیبانی از پروتکل ECE
  • فرم ساز
  • گزارش ساز
  • استفاده از قلم نوری
  • کاهش هزینه های سازمان ( حذف کاغذ و کاهش نیروی انسانی)
  • مدیریت جلسات
  • قابل استفاده از موبایل، تبلت و ….
  • دسترسی در هر زمان و مکان
  • و…

نسل سوم : نرم افزار BPM:

اگر بخواهیم به طور خلاصه در حوزه اداری دسته بندی کنیم باید بگوییم نسل سوم نرم افزارهای اداری پس از اتوماسیون اداری، نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) می باشد.

در این قسمت به دلیل گستردگی مبحث مدیریت فرآیندهای کسب و کار(BPM) به صورت مختصر به آن اشاره میکنیم و قطعا در آینده دسته بندی ای مختص (BPM) را باز خواهیم کرد تا زوایای آن بیشتر روشن گردد.

به طور مختصر و مفید (BPM) سیستمی است که شما قادر خواهید بود روش ها، فرآیندها ی و سازمان خود را طراحی نمایید و بر نحوه اجرای آن ها کنترل و نظارت داشته باشید.

 

اتوماسیون اداری آموزش و پرورش

انواع نرم افزار اتوماسیون اداری:

در بخش قبل نسل های مختلف اتوماسیون اداری بیان گردید.  در این بخش قصد داریم به انواع نرم افزار اتوماسیون اداری بپردازیم.

نرم افزارهای اتوماسیون اداری به ۳ نوع تقسیم می شوند:

  • نرم افزار اتوماسیون اداری تحت ویندوز (windows/client)
  • نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب (web base)
  • نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر ابر (cloud)

نرم افزار اتوماسیون اداری ویندوز ( windows/client):

به گروهی از اتوماسیون اداری اطلاق می شود که تحت ویندوز هستند و امکان بهره برداری از آن در محیط شبکه سازمان (client/server) مهیا می باشد و امکان بهره برداری از آن در خارج از سازمان غیر ممکن می باشد.

از مزایای این سیستم ها امنیت بالای اطلاعات می باشد.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب (web base)

به گروهی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری اطلاق می شود که با بکارگیری تکنولوژی نوین امکان دسترسی به آن از طریق اینترنت را برای کاربران فراهم می سازد.

از مزایای این نوع از اتوماسیون اداری می توان به دسترسی در هر زمان و مکان و عدم نیاز به نصب بر روی سیستم های مختلف اشاره کرد.

از معایب آن نیز وابسته بودن به اینترنت را می توان عنوان کرد.

نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر ابر cloud:

این نوع از نرم افزارهای اتوماسیون اداری که با به کارگیری مفاهیم و تکنولوژی های به روزتر طراحی شده اند می توانند مزایای بسیار زیادی برای کاربران فراهم نمایند.

این نوع از اتوماسیون اداری نیز مبتنی بر اینترنت هستند با این تفاوت که دیگر کاربر نیازی به تهیه سرور در محل شرکت ندارد و کلیه اطلاعات در سرور مرکزی توسط فروشنده نگهداری می شود.

همچنین نکته مهم اینکه فروشنده متعهد به حفظ و نگهداری و در دسترس بودن این اطلاعات می باشد.

 

اجزای تشکیل دهنده یک نرم افزار اتوماسیون اداری:

یک نرم افزار اتوماسیون اداری از بخش های زیر تشکیل می گردد:

  • ثبت نامه( وارده ، صادره ، داخلی )
  • امکان استفاده برروی موبایل و تبلت
  • بایگانی نامه ها
  • تقویم کاری
  • امکان ارجاع، رونوشت، پاراف نامه ها
  • بخش مدیریت مستندات
  • ارتباط با فکس ایمیل
  • کارتابل آفلاین
  • پروتکل ECE
  • پیوست و گردش فایل مختلف
  • فرم ساز و گردش فرم های مختلف
  • گزارش ساز
  • پشتیبانی از قلم نوری
  • مدیریت جلسات
  • و…

 

آموزش اتوماسیون اداری

مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری:

بدون شک اگر فرآیند انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری به درستی انجام گردد سازمان می تواند حداکثر بهره برداری را از مزایای اتوماسیون اداری داشته باشد.

برخی از این مزایا در این قسمت ذکر می گردد:

کاهش هزینه ها:

این کاهش هزینه ها می تواند از مصرف کاغذ در سازمان شروع گردد و به صرفه جویی در بایگانی و زمان انجام کارها ختم شود.

در آخرین تحقیقات انجام شده در خصوص رابطه مصرف کاغذ و استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مشخص گردید که سازمانهایی که به طور کامل نرم افزار اتوماسیون اداری را پیاده کرده اند، کاهش ۵۰ الی ۷۰ درصدی در میزان کاغذ مصرفی خود داشته اند.

صرفه جویی در زمان :

استفاده از اتوماسیون اداری به صرفه جویی در زمان انجام کارها کمک شایانی می نماید. به طور مثال در سیستم سنتی حداقل زمانی که در یک سازمان از زمان ورود نامه تا زمان پاسخگویی به آن حداقل ۲ روز کاری نیاز بود.

اما پس از اجرای اتوماسیون اداری این زمان در بهترین شرایط حداقل به نصف کاهش پیدا کرد. از این رو سهولت در انجام کارها از مزایای ویژه استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.

عدم وابستگی انجام کارها به اشخاص:

در سیستم سنتی انجام کارها همیشه به اشخاص در محل سازمان وابسته بود و در صورت غیبت، مرخصی یک شخص در محل کار ممکن بود وقفه ای در خصوص انجام کارها ایجاد گردد.

اما با راه اندازی اتوماسیون اداری این وابستگی به اشخاص حذف می گردد و اشخاص حتی در صورت عدم حضور در محل سازمان امکان انجام کارها را خواهند داشت.

دسترسی یکپارچه به اطلاعات:

درسیستم سنتی به دلیل حجم انبوه اطلاعات  و عدم یکپارچگی آن امکان گزارش گیری های متنوع بسیار سخت و دشوار و گاها غیر ممکن بود و برای تهیه یک گزارش ساده با چند پارامتر ساده می بایست چند روز زمان صرف می شد.

اما در صورت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در کسری از زمان می توانید به انواع گزارشات سازمانی مورد نیاز در قالب های مختلف دسترسی داشته باشید.

 

ECE در اتوماسیون اداری:

به تدریج و با افزایش میل و رغبت سازمان ها نسبت به تهیه نرم افزار اتوماسیون اداری و متناسب با افزایش مکاتبات بین سازمان های مختلف، همچنین نیاز به الکترونیک نمودن این مکاتبات بین سازمانی افزایش یافت.

بر این اساس شرکت های نرم افزاری در پی ارائه راهکارهایی برای حل این مشکل بودند که سازمان های مختلف بتوانند با استفاده از اتوماسیون های اداری مختلف با یکدیگر به صورت الکترونیک مکاتبه داشته باشند.

تنها راه حل این موضوع همفکری ما بین شرکت های ارائه کننده نرم افزار اتوماسیون اداری بود که این موضوع در کارگروه نرم افزارهای اتوماسیون اداری که متشکل از شرکت های ارائه دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری بود شکل گرفت.

خروجی این همفکری منجر به ارائه اولی نسخه پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات در سال ۸۴ بود.

پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات (Electronic Crospanence Exchange) یا (ECE) به عنوان یکی از الزامات اصلی برای هر اتوماسیون اداری در نظر گرفته شد و به عبارت دیگر به عنوان دیگر پیش نیاز اصلی آن در نظر گرفته شد.

 

فرم ساز، گردش فرم و اتوماسیون اداری :

در سازمان ها علاوه بر نیاز به ثبت و گردش (وارده، صادره، داخلی) موارد دیگری نیز احتیاج به ثبت و گردش وجود دارد.

یکی از این موارد فرم های موجود در هر سازمان هستند که این فرم ها در سازمان های مختلف دارای تنوع و گستردگی بالایی می باشند.

همچنین یکی از انتظاراتی که صاحبان کسب و کارها از یک نرم افزار اتوماسیون دارند این است که بتوانند این فرم ها را در نرم افزار به سلیقه خود طراحی نمایند و در پی آن بتوانند این فرم ها را بین افراد مختلف سازمان به گردش در بیاورند.

بنابراین با توجه به وجود فرم ها ی مختلف در سازمان ها( فرم مرخصی، خروج کالا از انبار، گزارش کارو ….) وجود یک موتور طراحی فرم و گردش فرم در نرم افزار اتوماسیون اداری بیش از پیش حس می شود.

اما نکته قابل تامل اینجاست که تنها با طراحی، ثبت و گردش  این فرم ها، وظیفه اتوماسیون اداری به پایان نمی رسد.

بلکه مدیران سازمان علاقمند هستند بتوانند از فرم هایی که به صورت الکترونیک در سازمان ثبت شده و گردش داشته است گزارش دریافت کنند.

برای مثال گزارشاتی از جمله چه تعداد فرم  مرخصی در اتوماسیون ثبت شده است و در چه بازه های زمانی بوده است و و یا اینکه در چه بازه زمانی بیشتر پرسنل مرخصی بوده اند.

علت شکست پروژه های اتوماسیون اداری:

 

 

نرم افزار اتوماسیون اداری

انتخاب نرم افزار سخت، پیچیده و غیر کارآمد:

در این قسمت باید بگوییم قبل از خرید و انتخاب نرم افزار اگر نیاز سنجی دقیق و اولیه از سازمان به صورت صحیح اتفاق افتاده باشد و شما هم کارشناسان و مشاوران اهل فن جهت اجرای این نیازسنجی کمک و مشاوره گرفته باشید قطعا با چنین مشکلی روبه رو نخواهید بود.

زیرا مشاوران و کارشناسان اهل فن با توجه به تسلطی که در زمینه نیاز سنجی دارند و همچنین با اشراف بر نقاط قوت و ضعف نرم افزارهای اتوماسیون اداری دارند می توانند بسیاری از مشکلات انتخاب نرم افزار را برای سازمان شما ساده کنند.

مقاومت کاربران، پرسنل و بعضی مدیران در برابر تغییر (اتوماسیون اداری):

با توجه به گزارشات ارائه شد از علل شکست پروژه های اتوماسیون در سازمان ها می توان به مقاومت کاربران اشاره کرد. مقاومت کاربران در این زمینه به دلیل اینکه پس از مدتی که از یک فضای سنتی می خواهند وارد یک سیستم الکترونیک شوند بسیار طبیعی است.

تنها راه آن حمایت مدیران بالادستی از این سیستم ها می باشد و همچنین مدیران می بایست با برگزاری دوره های آموزشی برای پرسنل و کاربران نسبت به فرهنگ سازی در این خصوص زمینه پذیرش اتوماسیون را برای آنان ایجاد نمایند.

مشکلات فنی(سخت افزار،اینترنت، شبکه):

در این خصوص شرکت های ارائه کننده نرم افزار اتوماسیون موظف هستند حداقل نیازمندی های سخت افزاری مربوط به سیستم خود را به صورت شفاف و مکتوب به اطلاع خریدار برسانند.

پس از آن خریدار می بایست از وجود چنین بستری چه از لحاظ سخت افزار، شبکه و اینترنت در سازمان خود اطمینان حاصل کند و در صورت وجود کاستی(ایراد) در هر کدام از این بخش ها، نسبت به بهبود و برطرف ساختن موضوع اقدام نماید.

عدم ارائه آموزش صحیح به کاربران:

یکی از مهم ترین دلایل شکست پروژه های اتوماسیون اداری عدم ارائه برنامه آموزش مشخص از طرف ارائه دهند نرم افزار می باشد. گاها فروشنده و خریدار از این موضوع مهم به سادگی رد می شوند و نسبت به لزوم اجرایی شدن فرایند آموزش و اتفاقات پس از آموزش به سادگی گذر می کنند.

در صورتی که مبحث آموزش کاربران بسیار مهم بوده و پس از آموزش می بایست فایل های راهنمای نوشتاری، تصویری و مالتی مدیا در اختیار کاربران قرار گیرد تا در صورت بروز سوال بتوانند به این منابع مراجعه نمایند.

عدم وجود رابط گرافیکی مناسب کاربر:

یکی از عواملی که در ایجاد میل و رغبت کاربران برای بهره برداری از نرم افزار اتوماسیون نقش مهمی ایفا می کند رابط گرافیکی می باشد.

به دلیل اینکه اولین موردی که کاربر قبل از آموزش با آن مواجه می شود همین رابط گرافیکی می باشد.

در واقع نقش رابط گرافیکی انقدر مهم است که کاربر از زمانی که در قسمت ورود رمز عبور وارد سیستم می شود و تا لحظه خروج از آن با آن درگیر می باشد.

بنابراین نقش رابط گرافیکی در ایجاد انگیزه برای کاربران بسیار مهم است.

Summary
Review Date
Reviewed Item
نرم افزار اتوماسیون اداری-کدام اتوماسیون اداری را انتخاب کنیم؟
Author Rating
51star1star1star1star1star

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

4 × 5 =