مکاتبات اداری ، مزایای استفاده از سیستم مکاتبات اداری الکترونیک

مکاتبات اداری - دبیرخانه - اتوماسیون اداری

مکاتبات اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری راه کار مناسبی جهت نظام بخشیدن و اعمال سیاست های سازمان می باشد. با پیاده سازی این سیستم می توان در زمان ، دسترسی ، کنترل و نظارت بر مکاتبات اداری و مدیریت کارها و جلسات ، تحول بسیار مفیدی ایجاد نمود.

بکارگیری چنین سیستمی علاوه بر غلبه برمشکلات سیستم های دستی و سنتی، باعث بهره وری بیشتر نیروی انسانی ، استفاده بهینه از امکانات ، تعاملات بیشتر ، گردش کار سریعتر و شفاف تر و ساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می شود.

 

برخی مزایای استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری

  • صرفه جویی زمان در انجام چرخه هاو تعاملات اداری و دریافت سریع پاسخ ها و ارجاعات
  • دسترسی به کلیه اطلاعات، کارتابل ها، قرارها و جلسات بدون نیاز حضور فیزیکی در محل کار
  • حذف قسمت عمده ای از هزینه های ملزومات اداری (بایگانی ، کپی ، پست ،کاغذ و …)
  • صرفه جویی در فضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت زمانی
  • ذخیره متمرکز الکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر
  • استفاده از پرسنل کمتر برای بایگانی و دسترسی راحت تر به اطلاعات مورد نظر
  • تسهیل ارتباطات سازمانی و اعمال راحت تر نظارت و سیاست های سازمان
  • افزایش و تسهیل تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح شده در مراودات اداری
  • دسترسی آسان به اطلاعات در سطوح مختلف سازمان
  • ارتقاء پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتر از منابع کارشناسی به واسطه تعاملات بیشتر
  • دسترسی سریع به اطلاعات در زمان و مکان مورد نیاز به واسطه ارتباط ON LINE
  • دسترسی به ارتباطات در زمینه مورد نیاز بصورت همزمان توسط افراد مختلف
  • ایجاد موقعیتی برای بهینه سازی ساختار اداری و تحول در امور دبیرخانه ای سازمان
  • فرهنگ سازی در راستای استفاده بهینه از ابزار IT در سازمان
  • مدیریت برگردش کار مکتوبات و مستندات
  • به اشتراک گذاری ساده و قانونمند اطلاعات و تسهیل دسترسی برای کاربران مجاز
حتما بخوانید:  اهمیت به کارگیری سیستم مدیریت اسناد

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *