بایگانی اسناد |اتاق آرشیو اسناد و مدارک چه شرایط و ضوابطی دارد؟

روشهای بایگانی اسناد،مدارک و پرونده ها

بایگانی اسناد |اتاق آرشیو اسناد و مدارک چه شرایط و ضوابطی دارد؟

شاید بتوان مهمترین و بارز ترین مالکیت معنوی در یک سازمان را اسناد و مدارک، نامه ها و فایل هایی دانست که در یک سازمان تولید می شوند، که از جنبه های گوناگون برای سازمان ها و حتی افراد قابل اهمیت هستند.

 

اصول بایگانی اسناد و مدارک - شرایط و ضوابط اتاق بایگانی اسناد و مدارک

 

با توجه به رشد سریع تکنولوژی و ابزار های الکترونیکی مانند ایمیل و فضای های ذخیره سازی ابری و … میل و رغبت افراد و سازمان ها نسبت به نگهداری و حراست اسناد و مدارک با استفاده از تکنولوژی های موجود بیشتر است اما رویکرد خیلی از سازمان ها و افراد نسبت به ذخیره سازی اسناد و فایل ها بر روی کاغذ، CD یا DVD و … می باشد.

شاید مهم ترین دلیل برای این کار اعتبار حقوقی اسناد به صورت فیزیکی و ماهیت قانونی یک سند و همچنین سطوح دسترسی و محرمانگی اسناد و مدارک باشد.

 

پیشنهاد می گردد مقاله: امکانات سیستم مدیریت اسناد را مطالعه فرمایید.

 

البته شایان ذکر است نگهداری اسناد و اوراق اداری به صورت فیزیکی در حجم کم شاید منطقی به نظر برسد ولی وقتی صحبت از ۱۰۰۰ سند یا بیش تر از آن می شود عملا مدیریت، نگهداری و حراست از این اسناد برای یک سازمان می تواند یک چالش جدی باشد که می توان در استانداردهای نگهداری مرکز اسناد به موارد ذیل اشاره کرد:

 

اصول و فنون بایگانی اسناد و مدارک:

همانطور که اشاره شد به دلیل ضرورت و اهمیت بالای نگهداری فیزیکی اسناد و مدارک، در این بخش به طور اختصار برخی از این استانداردهارا بیان می نماییم.

حتما بخوانید:  چگونه سند یا اسناد خود را سازماندهی کنیم ؟

 

استاندارد محل نگهداری فیزیکی اسناد:

 

  • اتاق و فضایی سالم و عاری از مشکلاتی مانند عدم نظارت و دسترسی نامناسب، ترجیحا در طبقه همکف یا طبقه اول ساختمان
  • ارتفاع فضای مد نظر باید بین ۲ متر الی ۲٫۳۰ متر باشد
  • بر اساس حجم اسناد ، تعداد اسناد ، نوع اسناد و مدارک کف اتاق محل نگهداری اسناد باید تحمل حداقل ۱۰۰۰ کیلو گرم را دارا باشد
  • کفپوش اتاق می تواند موکت یا سنگ و سرامیک باشد و حتما بدون کفش در این فضا رفت و امد کرد ، علت ان هم ایزوله بودن محیط از گرد و خاک می باشد
  • قابل شستشو بودن کفپوش و ضد سایش بودن نوع کف پوش محل نگهداری اسناد و مدارک
  • عایق بندی حرارتی دیوار ها و پوشش داخلی و خارجی باید ضد آتش و ضد رطوبت باشند

 

روشنایی محل بایگانی اسناد و مدارک:

 

  • استفاده از لامپ های کم مصرف با نور سفید
  • وجود تایمر برای لامپ های مورد استفاده
  • پوشش داخلی اتاق بایگانی باید دارای رنگ روشن باشد به دلیل انعکاس نور
  • امکان برخورد مستقیم نور خورشید و تابش آن به اسناد وجود نداشته باشد
  • در فضایی که نور خورشید برای مدت زمان طولانی و شدید است باید از پرده یا کرکره یا فیلتر های فرا بنفش استفاده کرد

 

تجهیزات مورد استفاده در بایگانی اسناد و مدارک:

 

  • در صورتی که فضا محدود است پیشنهاد می شود از قفسه های متحرک استفاده شود.
  • اگر محدودیت در فضا ندارید و همچنین ابعاد اسناد و مدارک شما بزرگ یا سنگین هستند استفاده از قفسه های ثابت منطقی تر به نظر می رسد.
حتما بخوانید:  مدیریت سازمان و اتوماسیون اداری |برای مدیریت سازمانتان روی ما حساب کنید.

 

میزان رطوبت در محل نگهداری بایگانی اسناد و مدارک:

 

  • جلوگیری از نفوذ رطوبت با انتخاب و استفاده از عایق بندی مناسب در پوشش دیوار ها
  • استفاده و نصب ابزار های سنجش میزان رطوبت اتاق بایگانی اسناد
  • رطوبت مناسب برای کاغذ حدود ۵۵ درصد است، در صورتی که این عدد کمتر یا بیشتر شود حتما فضای مورد نظر را بررسی نمایید
  • در مرکز اسناد نباید هیچگونه لوله کشی سرد و گرم در دیوار ها، سقف یا کف اتاق وجود داشته باشد
  • بازدید دوره ای و پیوسته از طبقات بالایی یا پایینی محل نگهداری اسناد و مدارک جهت عدم بروز مشکلاتی چون انسداد لوله های فاضلاب یا نشت نم یا رطوبت از سایر طبقات

 

 

اصول و فنون بایگانی اسناد و مدارک

 

رعایت حرارت مناسب جزء اصول بایگانی پرونده و اسناد است:

  • ۱۲ درجه سانتی گراد میزان دمای محل اتاق بایگانی برای اسنادی که به صورت CD یا DVD  و ….  هستند
  • ۱۸ الی ۲۰ درجه سانتی گراد میزان دمای محل اتاق بایگانی برای اسناد کاغذی
  • استفاده و نصب ابزار های سنجش میزان دما اتاق بایگانی اسناد و مدارک

 

اهمیت شرایط ایمنی در محل بایگانی اسناد :

 

  • نصب دستگاه آتش خاموش کن، آتش یاب و استفاده از کپسول های آتش نشانی در اتاق بایگانی اسناد و مدارک
  • ممنوع بودن استعمال دخانیات در فضای اتاق بایگانی اسناد و مدارک
  • استفاده از کلید های برق اصلی در خارج از فضای بایگانی اسناد و مدارک

در نهایت پیشنهاد می کنیم برای مدیریت و حراست از اسناد و مدارک خود یک نرم افزار مناسب انتخاب نمایید. برای این منظور مقاله: چگونگی انتخاب و خرید نرم افزار آرشیو اسناد را برای مطالعه پیشنهاد می دهیم.

2 دیدگاه ها

  1. علیزاده گفت:

    سلام روز بخیر
    قیمت نرم افزار آرشیو اسناد و بایگانی مدارکتون رو لطف میکنید بفرمایید چند هستش؟

    • admin گفت:

      سلام و درود بر شما

      در خصوص آرشیو اسناد شرکت ما دو نوع محصول متفاوت دارد که هر دو محصول وظیفه آرشیو را انجام میدهند. تنها نکته آن نوع استفاده و آرشیو آن است.
      بر همین اساس خواهشمند است با شماره های ۲۲۴۶۶۷۴۸ – ۰۲۱ تماس حاصل فرمایید تا همکاران شرکت متناسب با نیاز شما محصول مورد نظر شمارا معرفی و لیست قیمت را ارئه نمایند.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پنج × یک =