مدیریت اسناد-راهنمای انتخاب و خرید نرم افزار مدیریت اسناد _قسمت دوم

مدیریت اسناد-راهنمای انتخاب و خرید نرم افزار مدیریت اسناد _قسمت دوم

مدیریت اسناد

راهنمای خریدسیستم های مدیریت اسناد _قسمت دوم

در ادامه مقاله قبلی در خصوص راهنمایی برای تهیه سیستم های آرشیو اسناد سیستم مدیرت اسناد معرفی گردید.

در اینجا سعی داریم  به بررسی مزایا و معایب سیستم های مدیریت اسناد سرور(server) و سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر (cloud) بپردازیم.

 

سیستم مدیریت مستندات DMS 

 

سیستم های مدیریت اسناد مبتنی بر سرور(server):

  • تمام نرم افزارها در داخل کسب و کار شما در سرورهای خود شرکت شما ذخیره می شود.
  • این نوع سیستم ها اجازه می دهد تا بسیاری از اسناد و فایل ها را بر روی سرور خود ذخیره کنید.
  • هزینه این نوع سیستم ها که بر اساس تعداد کاربران محاسبه می گردد یک بار است. علاوه بر این، هزینه نصب و راه اندازی به صورت مجزا محاسبه می شود.
  • هزینه های سالانه برای پشتیبانی مداوم و ارتقاء نرم افزار هم وجود دارد.

مزایا مدیریت اسناد الکترونیکی:

بزرگترین مزیت یک سیستم مدیریت اسناد سرور(server) این است که کنترل سیستم همیشه در اختیار خود شما است و نیازی برای اعتماد به هیچ کس دیگری ندارید تا آن را حفظ و اجرا نماید. همچنین شما هم وابسته به اینترنت نیستید و اگر اتصال آنلاین شما کاهش یابد، شما هنوز هم به تمام اسناد خود دسترسی خواهید داشت.

منافع مدیریت اسناد الکترونیکی:

شاید در نگاه اول هزینه های پیش رو و همچنین هزینه اضافی سالانه برای به روز رسانی نرم افزار کمی باعث تعلل در انتخاب شود اما علاوه بر این هزینه ها، شما همچنان می توانید مطمئن شوید که یک سیستم با پشتیبانی مناسب و پاسخگو دارید، زیرا فایل های شما به صورت خودکار در ابر ذخیره نمی شوند.

حتما بخوانید:  مدیریت اسناد - ویژگی های یک سیستم مدیریت اسناد _قسمت اول

نظر برخی کاربران سیستم های مدیریت اسناد مبتنی بر سرور(server):

برخی کاربران معتقدند که سیستم های مدیریت اسناد سرور(server)، یک راه حل مناسب برای کسب و کارهای کوچک و متوسط ​​می باشد.

همچنین استفاده از این سیستم ها مناسبت تر است، زیرا آنها زمان مدیریت، افزایش بهره وری و صرفه جویی در هزینه را کاهش می دهد و در عین حال که به مدیر سیستم کنترل کامل داده های مهم خود را می دهد.

سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر (cloud):

  • تمام نرم افزار توسط ارائه دهنده شما میزبانی شده و به صورت آنلاین در دسترس شما است.
  • شما می توانید به این سیستم ها از هر کامپیوتر یا دستگاه تلفن همراه متصل به اینترنت وارد شوید.
  • شما برای هر کاربر هزینه ماهیانه می پردازید. این هزینه ها می توانند بسته به ارائه دهنده، تعداد ویژگی های انتخاب شده و میزان ذخیره سازی که می خواهید، متغیر باشد.
  • ارائه دهنده سیستم، بدون هیچ هزینه اضافی، تمام نرم افزار را ارتقاء ، نگهداری و مدیریت می کند.

مزایا نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک:

بزرگترین مزایای آن این است که شما نیازی به یک تیم فناوری اطلاعات برای نصب نرم افزار ندارید و فقط آن را به درستی اجرا می کنید و هیچ هزینه ی بزرگی در مقابل استفاده آن وجود ندارد.

شما همچنین می توانید به این سیستم ها از هر جایی که دسترسی آنلاین دارد ورود کنید و هرگز نگران تهیه نسخه پشتیبان از فایل های خود نباشید زیرا اطلاعات شما به صورت خودکار در ابر ذخیره می شوند.

حتما بخوانید:  بررسی اجمالی تاثیر فعالیت های ساماندهی الکترونیک اسناد بر کاهش هزینه های سازمان

معایب مدیریت اسناد و مدارک:

ضعف این است که شما وابسته به ارائه دهنده خود هستید هستید. اگر ارائه دهندگان شما با مرکز داده خود مشکل داشته باشند، می توانند از دسترسی شما به فایل ها جلوگیری کنند تا وضعیت حل شود.

علاوه بر این، اگر اتصال به اینترنت شما انجام نشود، نمی توانید به فایل های خود دسترسی داشته باشید و ذکر این نکته قابل تامل است که راه حل های ابر نیز دارای محدودیت ذخیره سازی هستند.

 

نظر برخی کاربران سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر (cloud):

برخی کاربران معتقدند که تمام فایل های خود را به صورت دیجیتالی در ابر ذخیره می کنند و همچنین ابر اجازه می دهد تا اسناد خود را در هر کجا که هستند پیدا کنند، که مخصوصا گزینه مناسبی برای دورکاری می باشد.

 همچنین “داشتن دسترسی به تمام اسناد ما، بدون توجه به جایی که ما از لحاظ فیزیکی کار می کنیم، شگفت انگیز است.” و می تواینم مطمئن باشیم که در هر زمان و مکانی به تمام اسناد دسترسی خواهیم داشت.

 

 

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نوزده + 4 =