مدیریت اسناد-راهنمایی برای خرید نرم افزار مدیریت مستندات_قسمت سوم

مدیریت اسناد

راهنمای خریدسیستم های مدیریت اسناد _قسمت سوم

پرسش و پاسخ سیستم مدیریت سند(Document Management System FAQs)

 

هنوز دقیقا چه چیزی از سیستم مدیریت اسناد را نمی داند؟ هیچ جای نگرانی نیست. ما در اینجا چند پرسش و پاسخ که ممکن است وضوح بیشتری ارائه نماید را برای شمامطرح میکنیم:

 

سوال: آیا سیستم های مدیریت اسناد فقط برای سازمان های بزرگ ارزشمند هستند، یا آیا کسب و کار های کوچک نیز می توانند از این مزایا بهره مند می شوند؟

شرکت های کوچک اگرچه ممکن است تعداد زیادی از پرونده های موجود در سازمان های بزرگ را نداشته باشند، اما کسب و کارهای کوچک هنوز هم می توانند از سیستم های مدیریت اسناد بهره مند شوند.

“یک سیستم مدیریت اسناد یک راه عالی برای کسب و کار است تا در صنایع مربوطه موثرتر عمل کند، صرف نظر از اندازه شرکت یا تعداد مشتریان آن.”

 

سوال: تفاوت سیستم های مدیریت اسناد، نرم افزار مدیریت اسناد و راه حل های مدیریت اسناد در چیست؟

با وجود نام های مختلف، همه آنها وظایف مشابه را انجام می دهند.

سوال:چگونه اسناد را در سیستم ذخیره می کنید؟

چندین روش برای اضافه کردن فایل ها وجود دارد، از جمله بارگذاری آنها از کامپیوتر شما و اسکن اسناد کاغذ به طور مستقیم به سیستم.

قابلیت های اسکن یک بخش بزرگی از یک سیستم است.

 

سوال:چگونه می توان اسناد را در سیستم پیدا کرد پس از آنکه پرونده آنها را رد کرد؟

این سیستم ها راه های متعددی را برای دسترسی سریع به اسناد، از جمله جستجو در عنوان فایل، نام ثبت کننده، نوع سند،زمان، و … به سیستم ارائه می دهد. علاوه بر این، بسیاری از این راه حل ها به شما اجازه می دهند محتوای داخل هر فایل را هم جستجو کنید.

حتما بخوانید:  اهمیت به کارگیری سیستم مدیریت اسناد

 

سوال:آیا سیستم های مدیریت سند با برنامه های دیگر شرکت ارتباط برقرار می کند؟

برخی از سیستم ها شامل یک رابط برنامه نویسی کاربردی (API) است که امکان ادغام سفارشی را فراهم می کند.

“یک فن آوری مدیریت اسناد با API باز این سازگاری را گسترش می دهد تا سازمان ها بتوانند سیستم مدیریت اسناد را به برنامه های خاص خود متصل سازند”.

 

سوال:با سیستم های مدیریت اسناد، آیا همه کاربران به هر فایل دسترسی دارند؟

اکثر سیستم های مدیریت اسناد دارای محدودیت های امنیتی هستند که می توانند کنترل کنند که کدام کارکنان دسترسی به کدام فایل دارند. این تضمین می کند که کارکنان تنها اسنادی که اجازه دارند را مشاهده می کنند.

“امنیت دارای چنین نقش حیاتی در سیستم مدیریت اسناد است.”

سوال:اگر یک روزی سرور من از دسترس خارج شد(هک شد، غیر فعال شد، ویروسی شد و …)، آیا فایل ها و اسناد ذخیره شده در سیستم آسیب می بینند؟

یک مزیت بزرگ از راه حل های مبتنی بر ابر این است که اطلاعات شما با خیال راحت خارج از سرور ذخیره می شود.

 

سیستم مدیریت مستندات EDMS

مزایای استفاده از سیستم مدیریت سند:

کسب و کارهایی که با آنها صحبت کردیم، تعدادی از مزایای استفاده از این سیستم ها را گزارش کردند. در اینجا برخی از بزرگترین مزیت های آنها اشاره شده است:

 

دسترسی آسان:

داشتن چنین نرم افزاری، بدین معنی است که شما مجبور نیستید اسناد خود را روی میز خود ذخیره کند. در عوض، هنگامی که مشتریان تماس می گیرند، شما فورا می توانید اسناد مورد نیاز خود را بر روی کامپیوتر خود پیدا کنید.

حتما بخوانید:  پروتکل ECE چیست ؟

آسان بودن جستجو:

شما قادر خواهید بود به راحتی از طریق سیستم  اسناد شرکت خود را جستجو نمایید. همچنین سرعت در جستجوی و بازیابی اسناد و فایل ها بسیار ارزشمند است.

 همکاری بهتر:

کارکنان با یکدیگر بر رو یک سند کار می کنند و دیگر کپی های مختلف از یک سند تولید نمی شود، هنگامی که چندین کارمند بر روی یک سند کار می کنند و همواره ویرایش هایی بر روی آن اتفاق می افتد، سیستم های مدیریت اسناد کمک میکنند که کارکنان همیشه به آخرین نسخه سند(به روز ترین نسخه) دسترسی داشته باشند.

افزایش امنیت:

افزایش امنیت مزیت بزرگی در استفاده از راه حل های مدیریت اسناد است. این فناوری به شرکت اجازه می دهد تا پیگیری کند که چه کسی در حال مشاهده و ویرایش هر سند است. همچنین می توانید تعیین کنید که چه کارکنانی به چه فایل هایی دسترسی داشته باشند.

فضای ذخیره سازی:

سیستم های مدیریت اسناد خیال شما را از بابت فضای نگهداری اسناد به صورت فیزیکی راحت می نمایند. زیرا اسناد حیاتی شما به صورت آنلاین ذخیره می شوند و خطر هرگونه از بین رفتن آنها به صفر می رسد.

 

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

شانزده − چهار =