تعریف سند و انواع سند | بایگانی اسناد و مدارک

سند و انواع سند

نرم افزار دبیرخانه یگانه

نرم افزار ثبت و بایگانی نامه

۵۰ درصد تخفیف ویژه بازدید کنندگان وبلاگ

نرم افزار بایگانی اسناد یگانه

نرم افزار مدیریت اسناد یگانه

۵۰ درصد تخفیف ویژه بازدید کنندگان وبلاگ

سند و انواع سند – مدرک یا سند عبارت است از اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد.بنا به تعریف قانون مدنی ایران درماده ۱۲۸۴، نوشته‌ای است که در مقام دعوی و دفاع قابل استناد باشد . هر سندی نوشته‌است، اما هر نوشته‌ای سند نیست؛ همچنانکه ماده ۱۲۸۵ قانون مدنی، شهادتنامه را سند ندانسته‌است.

واژه

معنی سند و انواع سند در دانشنامه‌های ایرانی چنین آمده است :

  • لغتنامه دهخدا : تکیه‌گاه، آنچه پشت بدو دهند.
  • فرهنگ مشیری : آنچه که قابل اعتماد باشد، مدرک مستند.
  • فرهنگ معین : نوشته‌ای که قابل استناد باشد، مهر و امضای قاضی و حکم و فرمان پادشاهی و چک و دست نوشته و مکتوبی که بدان اختیار شغل و مُلکی را به کسی بدهند.

تعریف ها

از دیدگاه حقوق اسلامی

یکی از معانی مشهور سند در اصطلاح و فقه اسلامی، رُوات یک حدیث است . سند به معنی طریق متن است و منظور از متن، متن حدیث است که آنرا لفظ حدیث گویند و معنی سند و انواع سند به طریق متن برای آن است که دانسته شود حدیث، برگرفته از قول چه کسی است .

از دیدگاه قوانین مالی ایران

در قوانین مالی ایران سند و انواع سندبه صورت کلی تعریف نشده است، بلکه بر حسب مورد تعریف گردیده ‌است.ماده ۱۶ قانون محاسبات عمومی(مکتوب ۲۱ سفر ۱۳۲۹): “بودجه دولت سندی است که معاملات دخل و خرج مملکتی برای مدت معینی در آن پیش‌بینی و تثبیت می‌گردد. مدت مزبور را سند مالیه گویند، که عبارت است از یکسال شمسی.”

 

دیدگاه اصول حسابداری

هر نوشته‌ای که ذمه سازمان یا شخص حقیقی یا حقوقی را که به نحوی با سازمان طرف حساب و معامله‌است مشغول یا بری نماید یا مبین پرداخت وجهی جهت خرید کالا یا خدمات و یا حاکی از انعقاد قرارداد یا وقوع عقدی باشد و یا از آثار ناشی از حقوق خاصی حکایت نماید به شرط وجود اهلیت و دارا بودن امضاء مجاز لازم برای رسیدن به یکی از مقاصد, سند محسوب می‌شود

قانون سازمان اسناد ملی ایران

در دوران قاجار به خصوص از زمان ‘فتحعلی شاه’، اسناد به صورت آرشیو اداره بیوتات در دربار، نگهداری و در زمان ناصرالدین شاه، اسناد سیاسی در وزارت امور خارجه و اسناد مالی در دفتر میرزا یوسف خان مستوفی الممالک گردآوری می شد . وزارت خارجه ایران در سال ۱۲۷۸ توانست با پیروی از روش بایگانی کشورهای اروپایی، بایگانی خود را با رعایت اصول صحیح حفظ و نگهداری اسناد انسجام بخشد. در سال ۱۳۴۵، لایحه تاسیس ‘سازمان اسناد ملی ایران’ ارائه شد، در روز هفدهم اردیبهشت ماه، سال ۱۳۴۹ ، مجلس شورای ملی، قانون تاسیس این سازمان را تصویب کرد.اسناد ملی عبارت است از: “کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده‌است و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد.

از دیدگاه علم کتابداری

“هر نوع نوشته ی خطی، چاپی، عکسی یا به صورت های دیگر و هر شیئی مادی را که بتوان از محتوای آن اطلاعاتی بدست آورد “دبیزه” یا “مدرک” گویند.” انواع سند:

حتما بخوانید:  مدیریت اسناد-راهنمای انتخاب و خرید نرم افزار مدیریت اسناد _قسمت دوم

انواع سند

انواع سند از نظر چرخه زندگی

  1. سند جاری: اسنادی که مورد مراجعه مستمر باشند.
  2. سند نیمه جاری: اسنادی که گاه گاهی مورد مراجعه قرار می‌گیرند.
  3. سند راکد : اسنادی که مورد مراجعه ایجاد کننده آنها قرار نمی‌گیرد .

انواع سند از نظر ارزش

ارزش اسناد به اعتبار آنها از نظر اداری و یا اطلاعاتی است که در هر سند برای اداره ی ایجاد کننده و بایگانی وجود دارد . بنا بر این تعریف هر سند می‌تواند دارای ارزشهای اداری و  بایگانی باشد.

  1. ارزش اولیه (اداری یا استنادی) : ارزش از نظر ایجاد کننده آن که از نظر زمانی در مرحله جاری و نیمه جاری است مانند اسناد اداری، مالی، حقوقی و…
  2. ارزش ثانویه (بایگانی یا اطلاعاتی) : ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشیویست‌ها.

زمانی که کلیه اقدامات لازم بر روی سند انجام شده باشد و فعالیت یا عملی که منجر به ایجاد آن گردیده، تمام و کامل شود و در صورتی که در مراجع قضایی و قانون مطرح نبوده و همچنین موردنیاز دستگاه یا فرد ایجاد کننده آن نباشد “ارزش اولیه سند” پایان می‌یابد و سند دارای “ارزش ثانویه” می‌گردد.

سند و انواع سند از نظر اعتبار قانونی

  1. سند رسمی: طبق ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی سند رسمی عبارت است از سندی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین در حدود صلاحیت آنهاو بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند مثل سندی که در دفترخانه ها تنظیم می شوند وشناسنامه، گواهینامه، احکام استخدام و …

از ویژگی های اسناد رسمی در آیین دادرسی دادگاهها و مراجع رسیدگی کننده ی غیر دادگستری این است که نمیتوان نسبت به این اسناد, اظهار انکار یا تردید کرد و تنها میتوان مدعی جعلی بودن شد. همچنین از دیگر ویژگیهای این اسناد, قابلیت اجرای مفاد این اسناد از راه حاکمیت دولتی از قبیل دوایر اجرایی اداره ی ثبت اسناد و املاک است 

  1. سند عادی: برابر ماده ۱۲۸۹ قانون مدنی غیر از اسناد مذکور در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد, عادی است به عبارت دیگر, سند عادی عبارت است از سندی که از جانب اشخاص غیررسمی بدون دخالت مامورین رسمی تنظیم شده و تابع تشریفات خاص نباشد مانند دفاتر و اسناد تجارتی نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر کل. اگر چه اسناد تجارتی یاد آوری شده در بالا, دارای تشریفاتی تقریباً مشابه سند رسمی میباشند, از آن جهت که شماره گذاری و پلمپ آنها توسط مإمورین رسمی دولتی انجام می پذیرد, ولی این اسناد نیز سند رسمی محسوب نشده پس سند عادی هستند.

انواع سند از نظر درجه حساسیت

اسناد, از حیث اهمیت در نگهداری و انتشار, (از کم به زیاد) شامل طبقات زیر می شود:

  1. اسناد عادی
  2. اسناد محرمانه
  3. اسناد سری
  4. اسناد به کلی سری

در هر سامانه ای, دایره ی شمول هر یک از طبقات فوق, متغیر است. ممکن است به جهت اهمیت موضوع برخی از اسناد, تصدی در بایگانی آنها یا انتشار آنها توسط قانون یا آیین نامه ای محدود شده باشد. برای نمونه در سال ۱۳۶۵ خورشیدی, آییننامه اجرایی قانون انتشارات اسناد طبقه بندی شده توسط هیات وزیران از نمونه ی آیین نامه هایی است که انتشارر اسناد را مطابق با همین طبقه بندی مذکور در فوق, محدود می کند .

 

سند و انواع سند از حیث محتوا و موضوع

اسناد و مدارک از حیث محتوا و موضوع به گروه های گوناگون قابل تقسیم می‌باشند. با وجود این که در هر یک از این اسناد, به موضوع ویژه ای پرداخته شده است، و یا تشریح و روشن سازی مقوله خاصی مورد توجه قرار گرفته، اما به اعتبار ارتباط ذاتی دانشهای انسانی با یکدیگر اسناد مربوط به یک موضوع می‌تواند در سایر بخشها مورد استفاده قرار گیرد.از نظر موضوعی اسناد تنوع گسترده ای را در بر می‌گیرد. برخی از انواع اسناد از این گونه شامل موارد زیر است :

حتما بخوانید:  مشکلات سیستم دستی و گردش کاغذي در سازمان ها چیست؟

اسناد اداری : سند اداری سندی است که دارای ارزش ادراری بوده و سازمان را در اجرای وظایف جاری خود یاری نماید. این نوع سند توسط سازمانهای اداری کشور و در حیطه وظایف و مسؤولیت های قانونی مصوب سازمان و در راستای اجرای تعهدات و امور جاری سازمان ها ایجاد و تنظیم می‌گردد. این اسناد با توجه به خدمتی که ارائه می‌کند به دو دسته اسنادد  کوتاه مدت و اسناد بلند مدت تقسیم می‌شود.

اسناد کوتاه مدت مانند تقاضانامه‌های معمولی و یا اسنادی است که برای انجام امور شخصی کارکنان و یا مثلاً در جریان ترمیم سازمان مربوط ایجاد می‌گردد، که این گونه اسناد به سرعت کامل می‌شوند و به همان سرعت نیز فاقد ارزش می‌گردند. اسناد بلند مدت اداری نیز نظیر اساسنامه‌ها، قوانین، آیین نامه‌ها، قراردادها که در برگیرنده سیاست ها، تعهدات، وو  حدود و وظایف و مسؤولیتهای کلی سازمان می‌باشد.

اسناد مالی: یک بخش از اسناد در هر سازمان اسناد مالی می‌باشند. این اسناد به روابط مالی در ادارات باز می‌گردند و بیشتر شامل اسناد بودجه می‌شوند که چگونگی اختصاص هزینه‌ها به امور متفاوت سازمانی را نشان می‌دهند، نظیر پرونده ضمانت مالی افراد، پرونده‌ها هزینه‌ها به اشکال مختلف و یا اسناد مربوط به پرداخت حقوق کارکنان و سایر تعهدات مالی سازمان که این اسناد هدف مؤسسه از اختصاص بودجه به یک فعالیت معین را نشان می‌دهد.

اسناد علمی و فنی: اسنادی که دارای ارزش های علمی و فنی بوده و شامل مقادیر معتنابهی از اطلاعات تخصصی و فنی می‌باشند که در نتیجه تحقیقات خاص توسط متخصصین حاصل گردیده، نظیر گزارش های مربوط به انجام پروژه‌های تحقیقاتی و عملیاتی سازمان ها.

اسناد قانونی :

قانون به قواعدی گفته می‌شود که یا با تشریفات مقرر در قانون اساسی در مجلس شورای اسلامی وضع شده و یا از راه همه پرسی به تصویب می‌رسد . همان گونه که ملاحظه می‌شود واژه قانون مفهوم ویژه‌ای دارد که با تصمیمات قوه مجریه متفاوت بوده پس بنا بر این آنها را نباید به جای هم بکار برد. بر همین اساس است که برخی از حقوقدانان با توجه به لازم‌الاجرا بودن تصمیماتی که مقامات صلاحیتدار در حدود وظایف و به حکم قانون اتخاذ می‌کنند، مثل آئین نامه‌های دولتی، بخشنامه‌ها به جای کلمه قانون از متون قانونی یا اسناد قانونی استفاده می‌کنند. اسناد قانونی اسناد لازم‌ الاجرای هستند که در اختیار مدیر قرار داشته و کلیه تصمیمات متخذه توسط مدیران سازمان ضرورتاً باید منطبق با آنن  باشد. با این همه, همه ی متون و اسناد قانونی از اعتبار یکسان برخوردار نبوده و سلسله مراتبی بین متون قانونی یا اسناد قانونی وجود دارد مانند:

  • قانون اساسی
  • قانون عادی
  • تصویب نامه‌های (مصوب دولت یا کمیسیون های مجلس یا تفویض اختیار از سوی مجلس)
  • عهدنامه‌های بین‌المللی
  • آئین نامه‌های دولتی

اسناد تاریخی: کلیه پرونده‌ها و سوابق پس از طی مرحله جاری و نیمه جاری چنانچه دارای یکی از ارزش های پیش گفته باشند اسناد تاریخی محسوب می‌گردند. این اسناد عمدتاً مورد مراجعه پژوهشگران قرار می‌گیرند مانند عهدنامه ترکمنچای، فرمان صدور مشروطیت و…

اسناد فرهنگی: اسنادی که حاوی نکات فرهنگی بوده و یا ایجاد کننده این اسناد از چهره‌ها و شخصیت‌های فرهنگی باشد این اسناد عرصه‌های متنوع هنر را از شعر، موسیقی، سینما، تئاتر، معماری و غیره را در بر می‌گیرند.

حتما بخوانید:  مدیریت سازمان و اتوماسیون اداری |برای مدیریت سازمانتان روی ما حساب کنید.

اسناد سیاسی:

اسنادی هستند که توسط مراجع صلاحیت دار تولید گردیده و حاوی سیاست ها و خط و مشی‌های سیاسی یک کشور از نظر داخلی و خارجی می‌باشند نظیر پروتکلها، معاهدات، قراردادهای بین‌المللی، یادداشتهای سیاسی، اولتیماتوم، اعلام جنگ و غیره که بیانگر نحوه برقراری روابط بین کشورها و استراتژی‌های سیاسی دولت می‌باشد. اسناد سیاسی از نظر ماهوی ممکن است یک طرفه باشد مانند اولتیماتوم و اعلام جنگ و یا چند جانبه باشد مانند قراردادها و معاهدات بین‌المللی. در حدود قانون اساسی کشورها تشریفات خاصی برای لازم‌الاجرا شدن معاهدات بین‌المللی پیش بینی شده‌است. بر اساس اصل ۷۷ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران:

“معاهدات بین‌المللی در صورتی لازم الاجرا است که از طرف دولت به مجلس شورای اسلامی ارائه و در آنجا به تصویب مجلس برسد یعنی در صورت مطابقت با قانون اساسی و مصالح کشور به تشخیص مجلس رسمیت و اعتبار پیدا می‌کند.”

اسناد نظامی: اسنادی هستند که حاوی جهت‌گیریها و سیاست‌گذاریهای نظامی کشورها در راستای تأمین امنیت ملی، منطقه‌ای و بین‌المللی بوده و مبتنی بر اصول قانون اساسی آن کشورها می‌باشند این اسناد از آنجایی که در برگیرنده معاهدات نظامی بین‌المللی نیز هستند لذا می‌توانند جزء اسناد سیاسی نیز محسوب شوند مانند اسناد همکاری ها و مشارکت های نظامی و دفاعی کشورها.

اسناد اقتصادی، عمرانی:اسنادی که دارای ارزش اقتصادی می‌باشند و فعالیت های کشور را در امر توسعه اقتصادی بیان می‌کنند.

بایگانی سند و انواع سند

بایگانی در اصطلاح مدیریت اسناد به ۳ مورد گفته می‌شود:

  1. مجموعه روشهای علمی و استاندارد (نحوه تشکیل پرونده، تنظیم بازرگانی، کدگذاری، دستیابی به پرونده، تفکیک پرونده‌ها به جاری، نیمه جاری و راکد و … )
  2. محل نگهداری و حفظ اسناد
  3. مجموعه پرونده‌های موجود در بایگانی

انواع بایگانی

  • بایگانی جاری: به روش های مورد عمل در مورد پرونده‌های جاری و محل حفظ و نگهداری اسنادی است که به طور روزمره مورد استناد دستگاه ایجاد کننده یا به کار برنده ی سند است.
  • بایگانی نیمه جاری: محل نگهداری اسنادی است که گهگاهی مورد استفاده دستگاه ایجاد کننده یا به کار برنده قرار می‌گیرد محل آن در دستگاه ایجاد کننده یا به کار برنده ی سند و دور از اسناد جاری است و با همان روش بایگانی جاری، بایگانی نیمه جاری نیز عمل می‌نماید.
  • بایگانی راکد: محل نگهداری اسناد راکد است، روش مورد استفاده در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بایگانی استفاده‌ای ندارد. در واقع این بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد کننده و محقق نمی‌باشد و فقط در این محل پرونده‌ها از نظر آرشیوی و امحایی مورد ارزشیابی قرار می‌گیرند. به “بایگانی راکد” انبار “پیش آرشیوی” نیز می‌گویند. معمولاً این حل در جاهایی که زمین ارزانتر است ساخته می‌شود مثل انبار پیش آرشیوی آرشیو فرانسه در پاریس در حومه پاریس در محلی به نام “فونتن بلو” می‌باشد و یا در انگلستان به آن “Limbo” یا “مکان فراموش شده” می‌گویند. این محل در واقع محل کار “ارزشیابان” می‌باشد.

ارزشیابی اسناد

تشخیص ارزش اسناد (اداری و آرشیوی) را از اوراق زائد, ارزشیابی می‌گویند. اوراقی که فاقد ارزش های اولیه و ثانویه باشند اوراق زائد هستند.

انواع ارزشیابی

  1. ارزشیابی اداری : با توجه به قوانین و مقررات و دستورالعمل ها و ضوابط حاکم بر دستگاه ایجاد کننده سند ارزش اسناد دارای و مدت زمان اعتبار آن (جدول زمانی) مشخص می‌شود.
  2. ارزشیابی آرشیوی: با توجه به محتوای اسناد در زمینه‌های سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، قضایی، نظامی، اجتماعی و… و نیاز پژوهشگران اسناد ارزشیابی می‌شوند.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

یک × یک =