بررسی اجمالی تاثیر فعالیت های ساماندهی الکترونیک اسناد بر کاهش هزینه های سازمان

بررسی اجمالی تاثیر فعالیت های ساماندهی الکترونیک اسناد بر کاهش هزینه های سازمان

ساماندهی الکترونیک اسناد – در وضعیت کنونی کشور مسئله کاهش هزینه برای سازمان ها یک چالش جدی است . و این چالش وقتی خودنمایی می کند که یک سازمان برای بهره وری خود و کاهش هزینه ها نیازمند صرف هزینه باشد .

در این مقاله با رویکردی سازمانی و بومی و در حوزه ساماندهی و مدیریت اسناد به مسئله کاهش هزینه و تقابل آن با پرداخت هزینه های حوزه آرشیو اسناد پرداخت شده است .

اساسا واقعیت مشهود در سازمان های کشور حاکی از آن است که بحث آرشیو اسناد یک اولویت مقطعی است . به این معنا که هر گاه مدیران سازمان برای پیشبرد اهداف خود و در مقطع زمانی خاص با مشکلی مواجه شوند که رفع آن نیازمند دسترسی به اسناد باشد ، ایجاد آرشیو الکترونیک اسناد به عنوان یک اولویت اصلی در دستور کار سازمان ها قرار خواهد گرفت .

با گذر از این دوره ، آرشیو دیجیتال اسناد از اولویت خارج شده و مجددا برای دستیابی به مدارک می بایست به انبوه قفسه ها در بخش های مختلف یک سازمان مراجعه کنیم .

صرف نظر از  هزینه هایی که یک سازمان در اثر فقدان سیستم مناسب مدیریت اسناد ممکن است متحمل شود در این فرصت قصد داریم صرفا به مبحث ROI یا بازگشت سرمایه بپردازیم  و اینکه مدیریت اسناد و ایجاد آرشیو دیجیتال از اسناد و مدارک چطور ضمن بازگشت سرمایه پرداخت شده می تواند برای سازمان در بلندمدت سود آور باشد .

طی مطالعاتی که موسسه Gartner صورت داده است  ، از جمله فعالیت های این شرکت فعالیت های پژوهشی و تحقیقاتی است و در ۸۵ کشور جهان دارای نمایندگی است و سهام آن در بازار بورس نیویورک معامله می شود .

حتما بخوانید:  اجزای نامه های اداری-اجزا و ارکان نامه اداری چه می باشد؟

طی مطالعاتی که این موسسه به عمل آورده است با ایجاد نسخ الکترونیکی از اسناد کاغذی ، کاهش هزینه (Cost Reduction) یکی از صدها نتایج مثبت برای یک سازمان خواهد بود .

از آنجا که بررسی های صورت گرفته بر مبنای هزینه و درآمدهای ایالات متحده آمریکا صورت گرفته است در این بخش سعی شده است میزان صرفه جویی با موقعیت کنونی سازمان های متوسط ایران مطابقت داده شود :

۱- هزینه نگهداری :

هزینه نگهداری سالانه هر قفسه یا فایل (صرف نظر از قیمت خرید آن) در حدود   ۱۶٫۸۰۰٫۰۰۰   ریال می باشد .

۵۰ متر فضای اداری در شهر تهران ماهانه ۶۰،۰۰۰،۰۰۰   ریال است :

بنابر این اجاره هر متر در هر سال    ۵۰ *۶۰،۰۰۰،۰۰۰  برابر با   ۱،۲۰۰،۰۰۰   ریال

یک متر فضای مفید برای هر قفسه حداقل متراژی خواهد بود که به خود اختصاص می دهد

در طول سال ( ۱۲ ماه ) هزینه اجاره فضای اشغال شده هر قفسه برابر خواهد بود با :

  ۱۲  *  ۱،۲۰۰،۰۰۰   برابر با   ۱۴،۴۰۰،۰۰۰  ریال

اگر هزینه زونکن و سایر ملزومات ، نظافت ، نور و تهویه را برای هر متر مربع ۲۰۰،۰۰۰ ریال در نظر بگیریم .

در طول سال (۱۲ ماه) این هزینه به ۲،۴۰۰،۰۰۰ خواهد رسید .  ۱۲ * ۲۰۰،۰۰۰

شرح هزینه مبلغ (ریال) واحد تعداد مبلغ کل (ریال)
ارزش اجاره هر متر مربع فضای اداری ۱٫۲۰۰٫۰۰۰ در هر ماه ۱۲ ۱۴،۴۰۰،۰۰۰
هزینه ملزومات ، نظافت و نگهداری هر متر مربع ۲۰۰،۰۰۰ در هر ماه ۱۲ ۲٫۴۰۰٫۰۰۰
جمع کل ۱۶٫۸۰۰٫۰۰۰

۲- هزینه نیروی انسانی :

طی بررسی های انجام شده موسسه گارتنر هر کارمند به طور متوسط ۱۵۰ ساعت در هر سال را صرف یافتن سندهای مورد نیاز خود می کند اگر این آمار در ایران نیز صدق کند با در نظر گرفتن حداقل حقوق یک کارمند اداری سازمان (با درآمد سالانه  ۱۸۰٫۰۰۰٫۰۰۰  ریال ) هزینه سالانه ساعاتی که صرف یافتن اسناد می شود  ۱۳،۰۵۰،۰۰۰ ریال خواهد بود.

حتما بخوانید:  مدیریت اسناد-راهنمایی برای خرید نرم افزار مدیریت مستندات_قسمت سوم

ریال  ۸۷،۰۰۰   =  (  ۸ ساعت×۲۶۰روزکاری  ) ÷ ۱۸۰،۰۰۰،۰۰۰

۱۵۰      *  ۸۷٫۰۰۰    =    ۱۳٫۰۵۰٫۰۰۰  ریال

شرح هزینه واحد مبلغ (ریال) هر ساعت حقوق تعداد جمع کل (ریال)
زمان صرف شده برای یافتن اسناد درسال ساعت ۸۷،۰۰۰ ۱۵۰ ۱۳،۰۵۰،۰۰۰

در واقع هر کارمند یک ماه از سال را بدون بازدهی طی خواهد کرد .

با تعداد ۵۰ کارمند به طور متوسط و ۲۰ قفسه در تمام سازمان به هزینه ذیل می رسیم :

ردیف شرح هزینه تعداد هزینه محاسبه شده برای هر مورد هزینه کل (ریال)
۱ نیروی انسانی مرتبط با اسناد ۲۰ نفر ۱۳۰،۰۵۰،۰۰۰ ۲۶۱،۰۰۰،۰۰۰
۲ نگهداری اسناد در فضای اداری ۲۰ قفسه ۱۶،۸۰۰،۰۰۰ ۳۳۶،۰۰۰،۰۰۰
جمع کل ۵۹۷،۰۰۰،۰۰۰

در این ارقام هزینه های ذیل محاسبه نشده است :

 ۱- هزینه بایگانی هر سند کاغذی : هر سند کاغذی برای بایگانی به طور میانگین ۶ دقیقه زمان به خود اختصاص می دهد  و در هر روز کاری در یک سازمان متوسط حداقل ۲۰۰ سند جدید بایگانی می شوند .

۶ × ۲۰۰ =  ۱۲۰۰ دقیقه در هر روز کاری

۱۲۰۰ دقیقه برابر است با ۲۰ ساعت در هر روز

اگر هر نفر ساعت در بخش اداری ۸۷۰۰ تومان محاسبه شود : ۲۰× ۸۷۰۰ = ۱۷۴٫۰۰۰ تومان

و چنانچه رقم فوق در ۲۶۰ روزکاری هر سال ضرب شود به مبلغ   ۴۵٫۲۴۰٫۰۰۰  تومان خواهیم رسید .

می بینیم که علاوه بر هزینه اشاره شده برای دستیابی به اسناد در حدود ۴۵ میلیون تومان نیز برای بایگانی یک سازمان در هر سال صرف خواهد شد .

۲- هزینه خرید تجهیزات و ملزومات مصرفی بایگانی

۳- هزینه خرید کاغذ

۴- تاثیرات زیست محیطی جلوگیری از تکثیر بی رویه مدارک کاغذی : برای تولید هر تن خمیر کاغذ سه تن چوب جنگلی مورد استفاده قرار می گیرد و بدیهی است با استفاده از آرشیوهای الکترونیک و عدم تکثیر بی رویه اسناد روزانه چندین هزار اصله درخت باقی خواهند ماند .

حتما بخوانید:  تعریف سند و انواع سند | بایگانی اسناد و مدارک

۵- هزینه های قابل توجه مفقود شدن اسناد یا آسیب های احتمالی از دیگر مواردی است که در این بخش به آن اشاره نشده است .

در مجموع با توجه به هزینه های نگهداری و بایگانی می توان گفت به طور متوسط در هر سازمان با ۵۰ نفر پرسنل و بایگانی شامل ۲۰ قفسه ، (بدون در نظر گرفتن هزینه خرید قفسه ها و حتی کاغذ ) هزینه سالانه بالغ بر ۱۰۰،۰۰۰،۰۰۰ تومان در سال خواهد بود . و چنانچه این عدد در سال های فعالیت سازمان شود اعداد حاصله بسیار قابل تامل خواهد بود .

به عنوان مثال یک سازمان در یک دوره ۱۰ ساله در حدود یک میلیارد تومان به خاطر نداشتن سیستم مدیریت اسناد هزینه کرده است در حالیکه این هزینه کماکان ادامه یافته و افزایش نیز خواهد داشت .

 علاوه بر تحلیل فوق تحلیل های بسیار وجود دارد که ضرورت ساماندهی اسناد را بیش از پیش نشان می دهد در این مقاله اما تمرکز بر بازگشت سرمایه صرف شده در خصوص مدیریت اسناد است .

و این مهم که چنانچه سازمانی در تکاپوی کاهش هزینه های خود باشد نیز نمی تواند نسبت ضرورت سازماندهی اسناد و ایجاد آرشیو دیجیتال بی تفاوت باشد

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

3 × 2 =