اجزای نامه و نحوه تنظیم آن

نامه اجزای تشکیل دهنده یک نامه شما موارد ذیل می شوند .

سرلوحه: مجموعه آرم و لوگو، شماره، تاریخ ، پیوست را سرلوحه گویند.

فرستنده: عنوان واحد سازمانی است که نامه را صادر می نماید و در مقابل کلمه «از» درج می گردد.

گیرنده: عنوان واحد سازمانی است که نامه خطاب به آن صادر می شود و در مقابل کلمه «به» درج می گردد.

موضوع: عبارت کوتاهی است که تبیین کننده محتوای نامه می باشد و در مقابل کلمه «موضوع» درج می گردد.

متن: متن با سلام و احترام شروع می شود و در پایین عبارت مذکور، شرح اطلاعات، نظرات، خواسته ها و موارد منطبق با هدف تنظیم می گردد که بر حسب حجم مطلب ممکن است تقسیم بندی یا در پاراگراف های متعدد تهیه شود.

امضاء: پس از پایان متن نامه، نام و نام خانوادگی مسئول واحد سازمانی صادر کننده نامه و عنوان سازمان وی، به ترتیب در دو سطر ذکر می شود.

گیرندگان رونوشت نامه: در صورتی که به جز گیرنده اصلی نامه، اطلاع یا اقدامی از سوی سایر واحدهای سازمانی لازم باشد، پس از خط امضاء، عناوین سازمانی آن ها ذیل کلمه ««گیرنده» یا «گیرندگان» درج می گردد.

توضیح: برای نامه های اداری، باید حتی المقدور از فرم استاندارد در قطع کوچک  A5 استفاده شود. بهره گیری از فرم استاندارد در قطع بزرگ A4  منحصر به انواع مکاتباتی است که متن آنها متجاوز از فرم استاندارد کوچک باشد.

حتما بخوانید:  علائم و نقطه گذاری ها در انجام مکاتبات اداری

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *