اجزای نامه های اداری-اجزا و ارکان نامه اداری چه می باشد؟

اجزای نامه های اداری

اجزای نامه های اداری-اجزا و ارکان نامه اداری چه می باشد؟

برای روشن شدن موضوع مورد بحث نیاز است که گذری کوتاه بر پیدایش نامه و نحوه مکاتبات اداری در ایران بیاندازیم:

 

پیدایش نامه و نحوه مکاتبات اداری در ایران:

  • به طور رسمی نامه نگاری به مفهوم کلمه در زمان هخامنشیان شکل گرفت. در آن زمان برای مکاتبه نامه ها را بر روی پوست حیوانات با خط میخی یاداشت می کردند.
  • برای ارسال و دریافت نامه ها از چاپار استفاده می کردند که وظیفه حمل این پوست ها (نامه ها) را به عهده داشت.
  • پس از دوره هخامنشیان نوبت به دوره ساسانیان رسید و اینبار به جای چاپار از قاصد استفاده میکردند.
  • در انتها نوبت به امیرکبیر رسید و ایشان به صورت دقیق تری نطام نامه نگاری را تغییر دادند و چاپارخانه های جدیدی را تاسیس نمودند.

اجزای نامه های اداری:

هر نامه یا مکاتبه ای که در سازمان ها یا با سازمان های مختلف صورت می پذیرد باید طبق یک استاندارد از پیش تعریف شده باشد.

به عبارت دیگر اجزای نامه های اداری از چند رکن اصلی(جزء اصلی) شکل گرفته است:

سرلوحه نامه اداری، عنوان نامه اداری، متن اصلی یا محتوای نامه، امضای نامه و رونوشت نامه(سایر گیرندگان) .

سرلوحه نامه اداری:

یکی از اجزای نامه های اداری سرلوحه نامه می باشد. سرلوحه نامه همانطور که از نامش مشخص است عموما به قسمت بالای یک نامه گفته می شود.

سرلوحه نامه از قسمت های مختلفی تشکیل شده است:

قسمت اول آن را آرم سازمان تشکیل می دهد و سایر اجزای آن را نام سازمان، تاریخ نامه، شماره نامه، پیوست نامه و نام خداوند در

حتما بخوانید:  بررسی اجمالی تاثیر فعالیت های ساماندهی الکترونیک اسناد بر کاهش هزینه های سازمان

عنوان نامه اداری:

در این قسمت گیرنده نامه به همراه سمت سازمانی آن شخص درج می شود. و در نهایت میتوان موضوع نامه ها را هم در این قسمت قرار داد. 

نقش متن نامه در اجزای نامه های اداری:

  • این قسمت مهم ترین جزء از اجزای نامه اداری می باشد. در این قسمت شخص می بایست هدف و منظور خود را از ارسال نامه به صورت شفاف و روشن در چند خط بیان نماید.
  • در این بخش با در نظر گرفتن قواعد نگارش نامه شخص باید موضوع مورد مطالبه خویش را به صورت صریح و روشن بیان نماید.
  • در متن نامه شخص می بایست ابتدا یک مقدمه ای از موضوع را بیان نماید و بتواند به آن مقدمه استناد نماید و براساس استناد خویش اصل موضوع را ذکر نماید و در نهایت به یک نتیجه گیری کلی برسد.
  • در این قسمت باید از کلمات محترمانه استفاده نماید و در عین حال بتواند منظور و هدف خویش را به شخص مورد نظر منتقل نماید.

نقش امضای نامه در اجزای نامه های اداری:

  • یکی از مهم ترین اجزای نامه های اداری قسمت امضای نامه می باشد. چرا که امضای هر نامه اداری نشان دهنده رسمیت آن نامه است.
  • در حقیقت امضای نامه اداری بیانگر فرستنده ان نامه می باشد. گیرنده نامه متوجه می شود که این نامه اداری از طرف چه شخص یا مجموعه ای و با چه سمت سازمانی ارسال گردیده است.
  • در قسمت امضای نامه معمولا نام فرستنده به همراه سمت سازمانی آن شخص درج می گردد.
  • اگر یک نامه اداری فاقد امضا باشد در حقیقت آن نامه قابل استناد نیست و رسمی نمی باشد.

• رونوشت نامه(سایر گیرندگان نامه):

  • در این قسمت بنا بر تشخیص فرستنده نامه ممکن است که نام اشخصا مختلف جهت اطلاع و پیگیری ها لازم درج شود.
  • رونوشت در پایین ترین قسمت یک نامه می باشد و بنا به تشخیص فرستنده نامه اسامی افراد درج می گردد.
Summary
Review Date
Reviewed Item
اجزای نامه های اداری (رونوشت، سرلوحه، امضاء نامه)
Author Rating
51star1star1star1star1star

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پنج + شش =