اتوماسیون اداری و بهره وری |نقش سیستم مکاتبات اداری در افزایش بهره وری کارکنان

اتوماسیون اداری و بهره وری |نقش سیستم مکاتبات اداری در افزایش بهره وری کارکنان

اتوماسیون اداری - بهره وری

اتوماسیون اداری و بهره وری |نقش سیستم مکاتبات اداری و اتوماسیون اداری در افزایش بهره وری

امروزه اهمیت و لزوم به کارگیری فناوری اطلاعات(IT) بر هیچ کس پوشیده نیست. به کارگیری فناوری اطلاعات(IT) در سالهای گذشته تاثیر بسزایی در تحول کسب و کارها گذاشته است. براساس تحقیقات انجام شده بیش از ۲۵۰ شرکت برتر دنیا لزوم و نقش استفاده از فناوری اطلاعات را درک کرده و آن را در سازمان های خود به کار گرفته اند.

علاوه بر این با پیشرفت تکنولوژی در سالهای اخیر شاهد افزایش پیدایش کسب و کارهای نوپا(استارت آپ به انگلیسی: Startup یا Start-up) هستیم و تماما در تلاش هستند که کسب و کارهای سنتی را با به کارگیری و تلفیق فناوری اطلاعات(IT) به صورت الکترونیکی عرضه نمایند. برای مثال میتوان به استارت آپ اسنپ(Snapp) که یک اپلیکیشن درخواست تاکسی آنلاین می باشد اشاره نمود و توانست تحول بزرگی در عرصه در خواست تاکسی به وجود بیاورد.

اتوماسیون اداری و بهره وری

 

یکی از نتایج مثبتی که استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات(IT) در کسب و کارها به وجود می آید، به کارگیری ابزار اتوماسیون اداری و در نتیجه افزایش بهره وری در سازمان ها می باشد.

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و بهره وری یکی از موضوعاتی است که امروزه صحبت های فراونی در خصوص آن انجام می شود.

  • آیا اتوماسیون اداری و بهره وری با یکدیگر رابطه دارند یا خیر؟

  • آیا اتوماسیون اداری و بهره وری با یکدیگر رابطه دارند؟

  • آیا استفاده از اتوماسیون اداری بر افزایش بهره وری کارکنان سازمان تاثیر گذار است؟

در این مطلب قصد داریم موضوع مورد بحث را بررسی نماییم و در نهایت نتیجه گیری نماییم. در ابتدا برخی مفاهیم اصلی را به طور مختصر شرح خواهیم داد که در ادامه با ما همراه باشید:

حتما بخوانید:  آموزش نحوه تهیه نسخه پشتیبان‏ در نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری یگانه

بهره‌وری (به انگلیسی: Productivity):

به طور مختصر بهره وری عبارت است از میزان خروجی و سود سازمان نسبت به هزینه ها یا به عبارت دیگر انجام درست کار درست.

 

 

اتوماسیون اداری و بهره وری کارکنان

اتوماسیون اداری و بهره وری:(خودکارسازی اداری)

 

مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود.

به عبارت دیگر ابزاری است از جنس فناوری اطلاعات(IT) که با هدف افزایش بهره وری در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد و گردش مکتبات، جستجو و …. مکاتبات اداری در سازمان را الکترونیکی می نماید. به طور ساده تر با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری امکان مدیریت یکپارچه بر اسناد و مکاتبات سازمان شما فراهم می آید.

 

مقاله اتوماسیون اداری و نرم افزار اتوماسیون اداری

 

با توجه به تعریف مفاهیم فوق در ادامه به برخی از مولفه های راه اندازی اتوماسیون اداری در سازمان ها می پردازیم.

  1. در دسترس بودن اطلاعات جهت تصمیم گیری به هنگام مدیران و افزایش بهره وری:

    امروزه اهمیت و لزوم در دسترس بودن آمار و اطلاعات به روز در سازمان ها جهت تصمیم گیری های مدیریتی بیش از پیش احساس می گردد. چرا که نیاز هر تصمیم مدیریتی دسترسی داشتن سریع و به هنگام همین آمار و اطلاعات می باشد.
    یکی از مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها این است که تمام اطلاعاتی که مدیران یک سازمان جهت مدیریت و سازماندهی اسناد،مکاتبات و پرونده های سازمان خویش نیاز دارند را می توانند در کسری از ثانیه در داشبورد مدیریتی خود مشاهده نمایند.
    این اطلاعات میتواند در قالب جداولی از اعداد، نمودارهای رنگ بندی شده و … به نمایش گذاشته شوند و مدیران می توانند این گزارشات را بر اساس نیاز خود شخصی سازی نمایند.

  2. کنترل و مدیریت مانیتورینگ(monitoring) اتوماسیون اداری در سازمان:

    مانیتورینگ(monitoring)، کنترل و مدیریت در سازمان ها به دلیل جلوگیری یا کاهش خطای پرسنل، افزایش بهره وری و… امری بسیار مهم می باشد.
    تمام سیستم های اتوماسیون اداری امروزه این امکان را برای مدیران سازمان ها فراهم می آورند. زمانی که شما به عنوان یک مدیر امکان مدیریت و کنترل کاربران خویش را دارا باشید و بتوانید برای آنها سطوح دس
    ترسی مختلف تعیین نمایید، مجوز هایی را به آنها اختصاص دهید یا از آنها بگیرید و یا حتی قادر باشید از طریق دسترسی به ابزارهای مناسب گلوگاههای سازمان را شناسایی نمایید تا بتوانید از بروز خطاهای احتمالی جلوگیری نمایید و با رفع این خطاها میزان کارایی و بهره وری را در سازمان خود ارتقا دهید.

  3. تحت وب بودن سیستم ها(دسترسی در هر زمان و مکانی)

    یکی از بهترین مزایای سیستم های اتوماسیون اداری و همچنین تفاوت سیستم های اتوماسیون نسل جدید نسبت به نسل های قدیمی، می توان به تحت وب بودن این سیستم ها اشاره نمود.
    تحت وب بودن به شما این امکان را می دهید که در هر زمان و مکان (حتی از خارج از سازمان) به پنل مدیریتی سیستم اتوماسیون اداری خویش دسترسی داشته باشید و بتوانید سازمان خود را مدیریت نمایید.
    همچنین طراحی این سیستم ها به شکلی می باشد که شما امکان دسترسی به این سامانه ها را از طریق گوشی موبایل،تبلت و … دارا خواهید بود.

    همانطور که بیان شد موارد فوق را می توان بیانگر این نکته دانست که بکارگیری ابزارهایی که فناوری اطلاعات(IT) در اخیتیار ما می گذارند (اتوماسیون اداری) باعث افزایش بهره وری در سازمانها می شود که به چند نمونه اشاره گردید. قابل ذکر می باشد که افزایش بهره وری مولفه های خاص خود را دارد گه یکی از آنها به کارگیری فناوری اطلاعات(IT) می باشد.
    ناگفته نماند که انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب سازمان شما در رسیدن به این هدف شما بسیار تاثیر گذار می باشد.

1 دیدگاه

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

20 − شانزده =